Chalmers vision för en hållbar framtid uttryckt i en utbildning i världsklass, excellent forskning, effektivt nyttiggörande och en utmärkt intern miljö understödjs av biblioteket via dess uppdrag. Uppdraget till Chalmers bibliotek pekar på den strategiska betydelsen av informationsförsörjningen till Chalmers forskning och utbildning. Detta är ett levande styrdokument för biblioteket och pekar ut vår verksamhetsinriktning.
Idag kretsar uppdraget kring Informationsresurser, biblioteket som Lärande- och studiemiljö, Biblioteket som mötesplats, bibliotekets Undervisning och kurser samt Publiceringsservice och bibliometri.
Bakgrund
Nuvarande organisation etablerades hösten 2010 då avdelningen för Publiceringsservice och bibliometri etablerades. Denna kom att komplettera bibliotekets övriga tre avdelningar: Användarservice och lärandestöd, Informationsresurser och tillgängliggörande samt IT-utveckling och förvaltning. Var och en av avdelningarna var under ledning av en avdelningschef med delegerat personal- och budgetansvar.
Våren 2013 tillträdde jag som ny bibliotekschef. Samtidigt rekryterades internt en ny avdelningschef till Informationsresurser och tillgängliggörande. I samband med konstituerandet av en ny ledningsfunktion för biblioteket lämnade avdelningschefen för Användarservice och lärandestöd organisationen. En rekrytering påbörjades för att ersätta denna men kom att avbrytas då de sökande inte bedömdes uppfylla tjänstens kravprofil. I ljuset av rekryteringen och den nya sammansättningen av bibliotekets ledningsfunktion aviserade jag i maj 2013 en översyn av organisationen.
Förutsättningar
Faktorer som påverkade arbetet med att ta fram en ny organisation var bl a:
• Biblioteket skulle organiseras i tre avdelningar och ledas av existerande avdelningschefer.
• Storleken på avdelningarna skulle ligga inom Chalmers angivna mål >10 men <30 personer.
• Vi skulle se över existerande funktioner och gå mot tydligare processorientering av verksamheten.
• Vi ville införa bättre mekanismer i organisationen för kontinuerlig feedback. Detta i linje med Prorektors mål om en bra feedback-kultur i verksamheten.
• Möjliggöra att beslut fattas så nära verksamheten som möjligt.
• Omorganisationen initierades inte av besparingsskäl men verksamheten förändras över tid och måste följa med sin samtid.
Arbetsgång
Under maj och juni träffade jag alla anställda på biblioteket för individuella introduktionssamtal. Precis innan sommaren tillsattes en arbetsgrupp för förändringsprojekt via lokala samverkansgruppen.
I augusti presenterades processen kring översynen av organisationen för bibliotekets personal. Tanken var att hålla processen öppen, ge inblick och möjlighet till reflektion samt inspel. Den första oktober presenterades ett koncept för personalen som sedan diskuterades och reviderades fram till och med en personalkonferens i december. Därefter samverkades den nya organisationen enligt liggande förslag och trädde i kraft den 1:a januari 2014.
Inspel
Inspel och erfarenhet till den nya organisationen kommer bl a från
• Resultatet från Chalmers Medarbetarundersökning våren 2013.
• Resultatet från enkät om önskade arbetsuppgifter till bibliotekets personal hösten 2013.
• Erfarenheter från projektet Informationsdiskens år avslutat våren 2013.
• En SWOT-analys av nuvarande organisation genomförd i chefsgruppen.
• Erfarenheter från medarbetarsamtal utförda under hösten 2013.
• Intryck från SLU:s processorienterade omorganisation.
• Intryck från Beredningsgruppen för förändringsprojekt.
• Intryck från löpande personalmöten hösten och vintern 2013.
• Workshop kring den nya organisationen vintern 2013.
En agil matrisorienterad organisation med tre avdelningar
Bibliotekets organisation från den 1 januari 2014 utgår från agila principer och organiseras i tre avdelningar med tre permanenta tvärfunktionella team i en matris.
Varje avdelning leds av en avdelningschef med personalansvar och all personal har sin hemvist i någon av avdelningarna. Till varje avdelning knyts ett permanent tvärfunktionellt team som leds av en teamledare med verksamhetsansvar enligt beskrivning. Syftet med de tre permanenta teamen är att avlasta avdelningschefen i operativt inriktad verksamhet.
Bibliotekets avdelningar och permanenta team är tätt förknippade med bibliotekets uppdrag. Det är bibliotekets uppdrag som definierar verksamhetsområdet för avdelningarna och de permanenta teamen. Enheterna inom organisationen svarar upp mot uppdraget enligt följande.
Medieförsörjning
Avdelningen för medieförsörjning svarar mot bibliotekets uppdrag gällande försörjning och tillgång till den information som Chalmers forskning och grundutbildning behöver.
Medieförsörjningens uppgift är att:
• Införskaffa relevanta informationsresurser,
• Säkerställa ett effektivt och hållbart tillgängliggörande
• Säkerställa åtkomst till resurserna
• Genomföra en årlig översyn av informationsresurserna
• Säkerställa de IT-system som är nödvändiga för hanteringen och åtkomsten av informationsresurserna.
Avdelningschef: Marie Wenander
Vetenskapens kommunikation
Avdelningen för Vetenskapens kommunikation svarar upp mot bibliotekets uppdrag att koordinera och ansvara för frågor rörande Open Access, elektronisk publicering och bibliometri.
Avdelningens uppgift är att:
• Ansvara för en bibliografisk databas med fulltextpublicering,
• Tillse ett effektivt tillgängliggörande av Chalmers publikationer,
• Utveckla tjänster för att synliggöra och sprida högskolans forskningsresultat,
• Vara en resurs för Chalmers ledning och forskare genom att ta fram underlag för strategisk publicering, bibliometri, publicerings- och citeringsanalyser.
• Analysera uppbyggnaden av för Chalmers relevanta rankninglistor
• Ansvara för en tjänst som möjliggör insamling och tillgängliggörande av data om forskningsprojekt
Avdelningschef och biträdande bibliotekschef: Jonas Gilbert
Stöd och system
Stöd och system är bibliotekets interna verksamhetsstöd och driver verksamheten kring utveckling av bibliotekets IT-tjänster.
Inom ramen för Intern service ryms bl a:
• Ekonomi
• Administration
• Kommunikation
• Projektstöd
• Miljöarbete
• Översättningar
• IT-utveckling
• IT-förvaltning
Avdelningschef och administrativ chef: Peter Hansson
Team
Utöver de tre avdelningarna har tre permanenta team identifierats. Teamen svarar i sig upp mot delar av bibliotekets uppdrag och syftar till att avlasta avdelningschefen och är operativt inriktade.
Biblioteket som mötesplats
Teamet Biblioteket som mötesplats svarar mot bibliotekets uppdrag att tillhandahålla en god och kreativ lärande- och studiemiljö.
Detta sker genom att:
• Uppfylla Bibliotekslagens krav på att vara ett offentligt bibliotek
• Tillhandahålla olika typer av läsplatser och datorarbetsplatser
• Tillgodose öppetthållande vid bibliotekets serviceställen med professionell service
• Förmedla lån
• Tillhandahålla resurser för personer med lässvårigheter och andra funktionshinder
Teamledare: Ann-Kristin Årman
Bibliotekets e-möten
Teamet Bibliotekets e-möten svarar upp mot bibliotekets uppdrag att verka för de elektroniska informationsresursernas tillgänglighet oberoende av tid och rum.
Detta sker genom att:
• Erbjuda support och stöd för nyttjande av de elektroniska resurserna under dagtid.
• Utveckla bibliotekets närvaro i elektroniska medier såsom bibliotekets webbplats och sociala medier.
Teamledare: Malin Rydenhag
Bibliotekets lärande & informationskompetens
Teamet för Bibliotekets lärande och informationskompetens svarar upp mot bibliotekets uppdrag att vara en resurs för Chalmers utbildning vad gäller högskolelagens krav att studenterna ska kunna söka och värdera kunskap på vetenskaplig nivå.
Detta sker genom att:
• Erbjuda kunskaper i informationskompetens som en integrerad del i Chalmers ubildningsverksamhet på alla nivåer.
• Erbjuda enskilda kurser för Chalmers studenter och personal med utgångspunkt i bibliotekets kompetenser.
Teamledare: Christina Johansson
Avdelningschefen och Teamledarens uppdrag
Teamledare och avdelningschef arbetar nära varandra. Teamledaren är utsedd av bibliotekschefen att ansvara för en viktig operativ del av bibliotekets verksamhet. Uppdragen beskrivs nedan.
Avdelningschefens uppdrag
Avdelningschef arbete och ansvarsområde beskrivs i separat delegation från Bibliotekschef. Generellt ingår att:
• Leda och samordna delar av bibliotekets verksamhet
• Vara arbetsledande chef för den personal som hör till avdelningen
• Ingå i bibliotekets ledningsgrupp
• Rapportera till Bibliotekschef
Teamledarens uppdrag
Teamledarens uppdrag är att:
• Koordinera och fatta beslut i det löpande arbetet.
• Arbeta för att samsyn råder och att aktuell policy tillämpas
• Ansvara för att viktig information kommuniceras internt och externt
• Sammankalla till möten inom teamet
• Kontinuerligt informera närmaste avdelningschef om verksamheten, ge input till prioritering av utvecklingsärenden och att påtala brister.
• Ansvara för att en team-backlog med utvecklingsärenden existerar.
• Ansvara för att en team-ärendelista existerar och att inkomna ärenden omhändertas.
• Tillse att den löpande verksamhet som teamet ansvarar för bemannas.
• Vara insatt i teamets rutiner
• Omvärldsbevaka samt vid behov delta i samarbetsgrupper regionalt, nationellt och internationellt.
Ett agilt arbetssätt
Då världen ständigt förändras och utvecklas måste biblioteket gå i takt med sin samtid för att fortsätta vara relevant och tidsenligt. Ett agilt arbetssätt eller en agil organisation betyder att vi ständigt förbättras och utvecklar vår verksamhet genom att leverera tjänster med värde för våra användare.
Ett agilt förhållningssätt betyder att vi ständigt strävar efter att utveckla alla delar i vår verksamhet – att bli mer rationell, effektivare och med större nytta och värde för våra användare.
Under våren kommer ledningsgrupp och teamledare att vidareutbildas inom Management 3.0. För all personal genomförs seminarier med fokus på Lean UX startup, SCRUM, Designstrategi samt Agila principer.
Bibliotekets avdelningar kan formera arbetsgrupper med ett skriftligt tidsbegränsat uppdrag för att bedriva utveckling och löpande arbete inom t ex bibliometri. Arbetsgrupperna arbetar i iterationer och varje avdelning samt team har en ärendelista och en backlog med utvecklingsärenden.
Införandet av agila principer och ett agilt arbetssätt är förmodligen den största utmaningen i omorganisationen. Samtidigt visar Chalmers medarbetarenkät att medarbetarna på biblioteket tar stort ansvar för sina arbetsuppgifter. Förusättningarna är således goda för den här typen av arbetssätt. Med värdeorden Commitment, Courage, Focus, Openness, Respect, Simplicity och Trust hoppas jag att den organisation som nu håller på att etableras på biblioteket kommer möjliggöra bättre, snabbare och värdefulla tjänster för Chalmers forskning, utbildning och nyttiggörande.
Det skall bli mycket spännande.
– Daniel Forsman
Chalmers bibliotek 