Ny institution för vetenskaplig kommunikation och lärande

Chalmers rektor har beslutat att bilda en ny institution bestående av Chalmers bibliotek, Ingenjörsutbildningsvetenskap, Fackspråk och kommunikation samt forskarutbildningskurserna inom Generic and Transferable Skills. Namnet på institutionen är Vetenskapens kommunikation och lärande. Den nya institutionen är ett resultat av en omorganisation på Chalmers där man beslutat om en ny organisationsstruktur med 13 institutioner.

Genom att samla forskning och utbildning kring lärande och vetenskaplig kommunikation i en miljö är förhoppningen att kunna utveckla såväl bibliotekets tjänster som de utbildningsuppdrag som institutionen har från Chalmers grundutbildning och forskarutbildning i en forskningsnära praktik.

Chalmers uppdrag är att vara ett utåtriktat tekniskt universitet med global attraktionskraft som bedriver internationellt erkänd utbildning och forskning, kopplad till en professionell innovationsprocess. Med utgångspunkt i expertis inom lärande, kommunikation och kunskapsorganisation bedriver Institutionen för vetenskapens kommunikation och lärande (CLS) verksamhet som syftar till att utveckla och möjliggöra utbildning i världsklass, excellent forskning, effektivt nyttiggörande och en utmärkt intern miljö. Detta sker utifrån beprövad erfarenhet och på vetenskaplig grund i nära samverkan med Chalmers utbildning, forskning och styrkeområden.

CLS arbetar aktivt för att synliggöra och fördjupa professionella och personliga färdigheter som stödjer tvärvetenskapligt samarbete och förmågan att fortlöpande utveckla sin kompetens. Förmågan att samarbeta över gränser är en förutsättning för att utifrån ett etiskt, tekniskt och vetenskapligt förhållningssätt kunna bidra till lösningar på komplexa samhällsproblem. Institutionens verksamhet syftar till att förbereda studenter och forskare för ett livslångt lärande, ett föränderligt arbetsliv, hög anställningsbarhet och god förmåga att nyttiggöra kunskap inom och utanför akademin.

Institutionen har i uppdrag att bedriva Chalmers biblioteksverksamhet.

Genom spridning och tillgängliggörande av forskningsinformation verkar biblioteket för att kunskapstillgångar kommer Chalmers och det omgivande samhället till nytta. CLS ansvarar därför för frågor rörande Open Access och scientometri/bibliometri. Därmed medverkar institutionen med sin expertis för att tillgängliggöra, sammanställa, analysera, visualisera och kvalitetssäkra forskningsinformation med fokus på publikationer, personinformation, forskningsprojekt, forskningsdata och rankning.

Institutionens uppdrag är även att fungera som ett pedagogiskt nav och drivkraft på Chalmers. Via gemensam kunskapsbildning och meritering utvecklas ett akademiskt lärarskap som genomsyras av ett reflekterande arbetssätt och ett kontinuerligt förbättringsarbete. Verksamhetens öppna och flexibla mötesplatser och studiemiljöer är viktiga förutsättningar för såväl enskilda evenemang, organiserad fortbildning för anställda som för olika integrerade inslag i grund- och forskarutbildning. Institutionens produktionsverksamhet för blandade lärmiljöer och helt eller delvis digitala utbildningsaktiviteter utgör en viktig dimension av den pedagogiska utvecklings- och forskningsverksamheten.

CLS har huvudansvaret för utbildning i språk och kommunikation för akademiska och disciplinspecifika ändamål, högskolepedagogik och media- och informationskunskap. Utbildning sker på grund-, avancerad och forskarnivå såväl som genom fortbildning. Utbildningsuppdrag genomförs i nära samarbete med de olika utbildningsprogrammen och ofta genom integrerade undervisningsaktiviteter. Institutionen har även huvudansvar för kurserna inom Generic and Transferable Skills som riktar sig mot doktorander och unga forskare samt ansvar för ämnesdidaktik på mastersprogrammet Lärande och ledarskap.

Forskningen vid CLS syftar till att fördjupa vår förståelse av multimodalt och transdisciplinärt lärande, ämnesdidaktik inom Chalmers utbildningsområden, scientometrins/bibliometrins metodutveckling, media- och informationskunskap, samt disciplinspecifik kommunikation och dess betydelse för lärande och effektivt yrkesutövande. Forskningen kännetecknas av samverkan med andra forskargrupper och forskarskolor inom och utom Chalmers.

CLS verkar för att ytterligare fördjupa lokalt, nationellt och internationellt samarbete inom sina kompetensområden. I en värld med hög förändringstakt och nya möjligheter blir kunskaper, insikter och flexibilitet allt viktigare för att uppnå Chalmers övergripande verksamhetsmål. Institutionen för vetenskapens kommunikation och lärande har en tydlig roll i detta.

Institutionens nytillträdde prefekt är Daniel Forsman som tidigare haft uppdraget som bibliotekschef. Ett uppdrag som nu bakas in i prefektrollen för institutionen.

Bildandet av institutionen och biblioteksverksamhetens roll för institutionens verksamhet är ett tydligt bevis för bibliotekets dedikerade arbete med att integrera, innovera och utveckla moderna bibliotekstjänster tillsammans med akademin. Biblioteket är mer relevant än någonsin.

Med en stabil grund i biblioteket som lärandemiljö och servicepunkt samt informationsförsörjningens betydelse för högre utbildning och forskning har vi funnit nya arenor för bibliotekets verksamhet inom scientometrin, strategisk publicering, blended och digitalt lärande. Institutionen för vetenskapens kommunikation och lärande ger oss möjlighet att fortsätta utveckla Chalmers bibliotek. Den kommande tiden skall vi utforska dessa samtidigt som de samgående verksamheterna skall finna varandra.

Om du har några frågor är du mer än välkommen att kontakta Daniel Forsman.

Biblioteket uppmärksammat

Universitetsläraren har publicerat en artikel om bibliotekets utveckling av research.chalmers.se med titeln ”Chalmers databas gör forskningen mer tillgänglig”

Artikeln beskriver arbetet med att koppla samman information om aktuell forskning och forskningsresultat.

Vi är även glada att Kungliga Biblioteket producerat en film om Chalmers bibliotek.

Filmen är en av tre där man vill lyfta fram goda exempel i regeringsuppdraget att ta fram en nationell strategi för biblioteksområdet.

Filmen premiärvisades häromdagen på Biblioteksdagarna i Västerås.

Vi berättar om agila arbetssätt och utvecklingen av publikationsdatabasen

För några dagar sedan avslutades konferensen Emerging Technologies in Academic Libraries i Trondheim. Under konferensen träffades bibliotekarier vid universitetsbibliotek från hela världen för att diskutera ändrade arbetssätt, ny teknik och utvecklingen av bibliotekstjänster.

Chalmers bibliotek var representerat av Daniel Forsman och Kristin Olofsson.

Daniel pratade om hur vi arbetat med att förändra vårt arbetssätt och det pågående arbete med att utveckla  bibliotekstjänsterna. Kristin berättade om arbetet med att utveckla vår publikationsdatabas CPL till ett system för forskningsinformation där vi fokuserat på projektinformation.

Presentationerna filmades och finns tillgängliga via Vimeo.

Daniel Forsman: So we should change they way we work?

Kristin Olofsson: The aim to break the circle of despair

Ny organisation för Chalmers bibliotek

Chalmers vision för en hållbar framtid uttryckt i en utbildning i världsklass, excellent forskning, effektivt nyttiggörande och en utmärkt intern miljö understödjs av biblioteket via dess uppdrag. Uppdraget till Chalmers bibliotek pekar på den strategiska betydelsen av informationsförsörjningen till Chalmers forskning och utbildning. Detta är ett levande styrdokument för biblioteket och pekar ut vår verksamhetsinriktning.

Idag kretsar uppdraget kring Informationsresurser, biblioteket som Lärande- och studiemiljö, Biblioteket som mötesplats, bibliotekets Undervisning och kurser samt Publiceringsservice och bibliometri.

Bakgrund
Nuvarande organisation etablerades hösten 2010 då avdelningen för Publiceringsservice och bibliometri etablerades. Denna kom att komplettera bibliotekets övriga tre avdelningar: Användarservice och lärandestöd, Informationsresurser och tillgängliggörande samt IT-utveckling och förvaltning. Var och en av avdelningarna var under ledning av en avdelningschef med delegerat personal- och budgetansvar.

Våren 2013 tillträdde jag som ny bibliotekschef. Samtidigt rekryterades internt en ny avdelningschef till Informationsresurser och tillgängliggörande. I samband med konstituerandet av en ny ledningsfunktion för biblioteket lämnade avdelningschefen för Användarservice och lärandestöd organisationen. En rekrytering påbörjades för att ersätta denna men kom att avbrytas då de sökande inte bedömdes uppfylla tjänstens kravprofil. I ljuset av rekryteringen och den nya sammansättningen av bibliotekets ledningsfunktion aviserade jag i maj 2013 en översyn av organisationen.

Förutsättningar
Faktorer som påverkade arbetet med att ta fram en ny organisation var bl a:
• Biblioteket skulle organiseras i tre avdelningar och ledas av existerande avdelningschefer.
• Storleken på avdelningarna skulle ligga inom Chalmers angivna mål >10 men <30 personer.
• Vi skulle se över existerande funktioner och gå mot tydligare processorientering av verksamheten.
• Vi ville införa bättre mekanismer i organisationen för kontinuerlig feedback. Detta i linje med Prorektors mål om en bra feedback-kultur i verksamheten.
• Möjliggöra att beslut fattas så nära verksamheten som möjligt.
• Omorganisationen initierades inte av besparingsskäl men verksamheten förändras över tid och måste följa med sin samtid.

Arbetsgång
Under maj och juni träffade jag alla anställda på biblioteket för individuella introduktionssamtal. Precis innan sommaren tillsattes en arbetsgrupp för förändringsprojekt via lokala samverkansgruppen.

I augusti presenterades processen kring översynen av organisationen för bibliotekets personal. Tanken var att hålla processen öppen, ge inblick och möjlighet till reflektion samt inspel. Den första oktober presenterades ett koncept för personalen som sedan diskuterades och reviderades fram till och med en personalkonferens i december. Därefter samverkades den nya organisationen enligt liggande förslag och trädde i kraft den 1:a januari 2014.

Inspel
Inspel och erfarenhet till den nya organisationen kommer bl a från
• Resultatet från Chalmers Medarbetarundersökning våren 2013.
• Resultatet från enkät om önskade arbetsuppgifter till bibliotekets personal hösten 2013.
• Erfarenheter från projektet Informationsdiskens år avslutat våren 2013.
• En SWOT-analys av nuvarande organisation genomförd i chefsgruppen.
• Erfarenheter från medarbetarsamtal utförda under hösten 2013.
• Intryck från SLU:s processorienterade omorganisation.
• Intryck från Beredningsgruppen för förändringsprojekt.
• Intryck från löpande personalmöten hösten och vintern 2013.
• Workshop kring den nya organisationen vintern 2013.

En agil matrisorienterad organisation med tre avdelningar
Bibliotekets organisation från den 1 januari 2014 utgår från agila principer och organiseras i tre avdelningar med tre permanenta tvärfunktionella team i en matris.

Varje avdelning leds av en avdelningschef med personalansvar och all personal har sin hemvist i någon av avdelningarna. Till varje avdelning knyts ett permanent tvärfunktionellt team som leds av en teamledare med verksamhetsansvar enligt beskrivning. Syftet med de tre permanenta teamen är att avlasta avdelningschefen i operativt inriktad verksamhet.

Bibliotekets avdelningar och permanenta team är tätt förknippade med bibliotekets uppdrag. Det är bibliotekets uppdrag som definierar verksamhetsområdet för avdelningarna och de permanenta teamen. Enheterna inom organisationen svarar upp mot uppdraget enligt följande.

Medieförsörjning
Avdelningen för medieförsörjning svarar mot bibliotekets uppdrag gällande försörjning och tillgång till den information som Chalmers forskning och grundutbildning behöver.

Medieförsörjningens uppgift är att:
• Införskaffa relevanta informationsresurser,
• Säkerställa ett effektivt och hållbart tillgängliggörande
• Säkerställa åtkomst till resurserna
• Genomföra en årlig översyn av informationsresurserna
• Säkerställa de IT-system som är nödvändiga för hanteringen och åtkomsten av informationsresurserna.

Avdelningschef: Marie Wenander

Vetenskapens kommunikation
Avdelningen för Vetenskapens kommunikation svarar upp mot bibliotekets uppdrag att koordinera och ansvara för frågor rörande Open Access, elektronisk publicering och bibliometri.

Avdelningens uppgift är att:
• Ansvara för en bibliografisk databas med fulltextpublicering,
• Tillse ett effektivt tillgängliggörande av Chalmers publikationer,
• Utveckla tjänster för att synliggöra och sprida högskolans forskningsresultat,
• Vara en resurs för Chalmers ledning och forskare genom att ta fram underlag för strategisk publicering, bibliometri, publicerings- och citeringsanalyser.
• Analysera uppbyggnaden av för Chalmers relevanta rankninglistor
• Ansvara för en tjänst som möjliggör insamling och tillgängliggörande av data om forskningsprojekt

Avdelningschef och biträdande bibliotekschef: Jonas Gilbert

Stöd och system
Stöd och system är bibliotekets interna verksamhetsstöd och driver verksamheten kring utveckling av bibliotekets IT-tjänster.

Inom ramen för Intern service ryms bl a:
• Ekonomi
• Administration
• Kommunikation
• Projektstöd
• Miljöarbete
• Översättningar
• IT-utveckling
• IT-förvaltning

Avdelningschef och administrativ chef: Peter Hansson

Team
Utöver de tre avdelningarna har tre permanenta team identifierats. Teamen svarar i sig upp mot delar av bibliotekets uppdrag och syftar till att avlasta avdelningschefen och är operativt inriktade.

Biblioteket som mötesplats
Teamet Biblioteket som mötesplats svarar mot bibliotekets uppdrag att tillhandahålla en god och kreativ lärande- och studiemiljö.

Detta sker genom att:
• Uppfylla Bibliotekslagens krav på att vara ett offentligt bibliotek
• Tillhandahålla olika typer av läsplatser och datorarbetsplatser
• Tillgodose öppetthållande vid bibliotekets serviceställen med professionell service
• Förmedla lån
• Tillhandahålla resurser för personer med lässvårigheter och andra funktionshinder

Teamledare: Ann-Kristin Årman

Bibliotekets e-möten
Teamet Bibliotekets e-möten svarar upp mot bibliotekets uppdrag att verka för de elektroniska informationsresursernas tillgänglighet oberoende av tid och rum.

Detta sker genom att:
• Erbjuda support och stöd för nyttjande av de elektroniska resurserna under dagtid.
• Utveckla bibliotekets närvaro i elektroniska medier såsom bibliotekets webbplats och sociala medier.

Teamledare: Malin Rydenhag

Bibliotekets lärande & informationskompetens
Teamet för Bibliotekets lärande och informationskompetens svarar upp mot bibliotekets uppdrag att vara en resurs för Chalmers utbildning vad gäller högskolelagens krav att studenterna ska kunna söka och värdera kunskap på vetenskaplig nivå.

Detta sker genom att:
• Erbjuda kunskaper i informationskompetens som en integrerad del i Chalmers ubildningsverksamhet på alla nivåer.
• Erbjuda enskilda kurser för Chalmers studenter och personal med utgångspunkt i bibliotekets kompetenser.

Teamledare: Christina Johansson

Screen-Shot-2014-02-25-at-09.37.27Avdelningschefen och Teamledarens uppdrag
Teamledare och avdelningschef arbetar nära varandra. Teamledaren är utsedd av bibliotekschefen att ansvara för en viktig operativ del av bibliotekets verksamhet. Uppdragen beskrivs nedan.

Avdelningschefens uppdrag
Avdelningschef arbete och ansvarsområde beskrivs i separat delegation från Bibliotekschef. Generellt ingår att:
• Leda och samordna delar av bibliotekets verksamhet
• Vara arbetsledande chef för den personal som hör till avdelningen
• Ingå i bibliotekets ledningsgrupp
• Rapportera till Bibliotekschef

Teamledarens uppdrag
Teamledarens uppdrag är att:
• Koordinera och fatta beslut i det löpande arbetet.
• Arbeta för att samsyn råder och att aktuell policy tillämpas
• Ansvara för att viktig information kommuniceras internt och externt
• Sammankalla till möten inom teamet
• Kontinuerligt informera närmaste avdelningschef om verksamheten, ge input till prioritering av utvecklingsärenden och att påtala brister.
• Ansvara för att en team-backlog med utvecklingsärenden existerar.
• Ansvara för att en team-ärendelista existerar och att inkomna ärenden omhändertas.
• Tillse att den löpande verksamhet som teamet ansvarar för bemannas.
• Vara insatt i teamets rutiner
• Omvärldsbevaka samt vid behov delta i samarbetsgrupper regionalt, nationellt och internationellt.

Ett agilt arbetssätt
Då världen ständigt förändras och utvecklas måste biblioteket gå i takt med sin samtid för att fortsätta vara relevant och tidsenligt. Ett agilt arbetssätt eller en agil organisation betyder att vi ständigt förbättras och utvecklar vår verksamhet genom att leverera tjänster med värde för våra användare.

Ett agilt förhållningssätt betyder att vi ständigt strävar efter att utveckla alla delar i vår verksamhet – att bli mer rationell, effektivare och med större nytta och värde för våra användare.

Under våren kommer ledningsgrupp och teamledare att vidareutbildas inom Management 3.0. För all personal genomförs seminarier med fokus på Lean UX startup, SCRUM, Designstrategi samt Agila principer.

Bibliotekets avdelningar kan formera arbetsgrupper med ett skriftligt tidsbegränsat uppdrag för att bedriva utveckling och löpande arbete inom t ex bibliometri. Arbetsgrupperna arbetar i iterationer och varje avdelning samt team har en ärendelista och en backlog med utvecklingsärenden.

Införandet av agila principer och ett agilt arbetssätt är förmodligen den största utmaningen i omorganisationen. Samtidigt visar Chalmers medarbetarenkät att medarbetarna på biblioteket tar stort ansvar för sina arbetsuppgifter. Förusättningarna är således goda för den här typen av arbetssätt. Med värdeorden Commitment, Courage, Focus, Openness, Respect, Simplicity och Trust hoppas jag att den organisation som nu håller på att etableras på biblioteket kommer möjliggöra bättre, snabbare och värdefulla tjänster för Chalmers forskning, utbildning och nyttiggörande.

Det skall bli mycket spännande.

– Daniel Forsman

Grattis Kristin! Vinnare av Open Library Solutions Innovationspris 2013

Det blev Kristin Olofsson som vann Open Library Solutions Innovationspris 2013. Nomineringen till priset löd:

“Kristin har visat stor innovationskraft och målmedvetenhet i arbetet med att skapa Chalmers biblioteks nya webb. Hon har som projektstöd/projektledare hållit en stadig kurs och fungerat som spindeln i nätet. Hennes kombinerade kunskap om användarreseach, systemlandskap och webbdesign är unik i bibliotekssverige”

Det är bara hålla med och stolta medarbetare säger Stort Grattis till Kristin!

Kristin Olofsson nominerad till Innovationspris

Mycket glädjande är Kristin Olofsson, bibliotekarie på Chalmers bibliotek nominerad till Open Library Solutions Innovationspris 2013. Nomineringen lyder:

Kristin”Kristin har visat stor innovationskraft och målmedvetenhet i arbetet med att skapa Chalmers biblioteks nya webb. Hon har som projektstöd/projektledare hållit en stadig kurs och fungerat som spindeln i nätet. Hennes kombinerade kunskap om användarreseach, systemlandskap och webbdesign är unik i bibliotekssverige”

Det är bara att hålla med! Vi på biblioteket gratulerar Kristin och är glada över att få uppmärksammas i samband med Kristins gärning.

Vinnaren utses via en omröstning så om ni vill kan ni rösta på Kristin https://www.surveymonkey.com/s/DMPJJSv

Vinnaren kommer att tillkännages i vecka 43. Prisutdelningen blir i Västerås på formatdagen tisdagen 19 november. Årets formatdag kommer att handla om förstärkt verklighet, AR/Augmented Reality.

Mer om priset och formatdagarna

Grattis Kristin! Du har min röst.

//Daniel

No more posts.