TRE SNABBA TILL ROLF OM ATT SÄGA HEJDÅ TILL CPL

Efter fyra år av hårt slit kommer CPL, Chalmers Publication Library, och allt som rör forskningspublikationer att ersättas av research.chalmers.se. Rolf Johansson, systemutvecklare vid Chalmers bibliotek, ser tillbaka på den största projektsatsningen i bibliotekets historia.

Vilken har varit den största utmaningen med att utveckla en databas från scratch?
Det allra svåraste har varit det inre arbetet, att få hela teamet på 8-10 personer att enas kring en och samma bild av saker och ting. Det har vi lagt ner mycket tid och tankekraft på. Den knepigaste uppgiften har, som man skulle kunna tro, alltså inte varit den tekniska biten.

Vad är det bästa med den nya tjänsten?
Jag tycker det bästa är att man kan se publikationer och projekt i ett och samma gränssnitt. Sedan är jag även stolt över den automatiska ämnesordstilldelningen. Den är visserligen utvecklad vid Linköpings universitetsbibliotek, men istället för att forskarna ska hitta lämpliga ämnesord själva kan vi nu ge forskarna förslag direkt.

Den här typen av arbete kräver stort fokus och engagemang och det behövs säkerligen en del återhämtning innan man kan hitta motivationen igen. Vad händer härnäst?
Research.chalmers.se håller ju fortfarande på att utvecklas, men projektet går nu in i en lugnare fas. Bibliotekarierna kommer att fokusera på att hitta nya rutiner och utvärdera det nya systemet och systemutvecklarna går vidare till andra projekt. Sedan bör vi väl fira lite också. Fast personligen kommer jag nog att låsa in mig i ett mörkt rum och spela tv-spel i en vecka, skrattar Rolf och tillåter sig att se en gnutta trött ut.

/Karin Ljungklint

 

Ny organisation 2018

När vi går in i 2018 gör vi det med en ny organisation.

Organisationen delas in i åtta avdelningar med ansvar för verksamheten. På institutionen etableras även två vice-prefekter för att arbeta med utbildnings- och forskningsprocessen. Ledningsgruppen utgörs av avdelningschefer och viceprefeketer. Verksamheten växer och vi närmar oss 100 personer. För att skapa bättre förutsättningar för utveckling av verksamheten inrättas avdelningar i storleken om 10-20 personer där avdelningschefsskapet är operativt och integrerat i det löpande arbetet.

Verksamhetsstödet : Med ansvar för administration, ekonomi och kommunikation. Hit hör även koordineringen av Generic and Transferable Skills.

Användarservice : Med ansvar för bibliotekets publika verksamhet och servicepunkter.

Mediaförsörjning : Med ansvar för informationsförsörjningen till Chalmers forskning och utbildning.

Utveckling & Blended Learning : Med ansvar för projektstöd, systemutveckling samt produktion och stöd för digitala utbildningsinslag.

Forskarstöd, bibliometri och ranking : Med ansvar för utveckling av våra forskningsnära och institutionsnära tjänster.

Informationskompetens för lärande och forskning : Med ansvar för att utveckla och driva bibliotekets undervisning i frågor som rör informationskompetens, karriärrådgivning och upphovsrätt.

Fackspråk & kommunikation : Med ansvar för forskning och utbildning inom fackspråklig kommunikation.

Ingenjörsutbildningsvetenskap : Med ansvar för forskning och utbildning inom lärande, ämnesdidaktik och ingenjörsutbildningsvetenskap.

Chalmers biblioteks nya mediaplan

Mediaplan

Fem år har gått sedan vår förra mediaplan skrevs och vi hade kommit långt i skiftet från tryckt till elektronisk, men mediaplanen ägnade sig mycket åt processerna runt hanteringen av det tryckta materialet. Det var många skrivningar om vilken avdelning på biblioteket som ansvarar för vad. Men organisationen förändras ständigt, och vi har strävat efter att minimera texterna runt hur arbetet skall organiseras. Inspiration hittade vi i Stockholms universitetsbiblioteks nya mediaplan.

Vi vill fokusera på vad samlingarna ska innehålla, snarare än formatet. Elektroniskt material prioriteras eftersom det är mer tillgängligt, är lättare att uppdatera och sprida, och inte tar fysisk plats. Det är dock användarens behov och önskan som i första hand skall styra format. Användarvänligheten är viktig, för e-böcker försöker vi hitta DRM-fria möjligheter så långt det går och vi undviker enanvändarlicenser.

De tidigare separerade processerna för fjärrlån och inköp är sedan 2014 integrerade i ett gemensamt system för att hantera beställningar. (Läs mer om vårt open source system Chillin här). Ett gemensamt beställningsformulär förenklar för användaren att beställa material, sedan avgör biblioteket från fall till fall hur behovet bäst tillgodoses – inlån eller inköp, tryckt eller elektroniskt.

Långtidsbevarande av e-resurser påverkar synen på gallring

Vad innebär perpetual access? Vi har de senaste åren arbetat en hel del med att lära oss om långtidsbevarande av e-resurser, vilket resulterat i två interna rapporter, en om e-tidskrifter och sedan en kompletterande om e-böcker. Vi valde efter det att fortsätta vårt stöd till Portico, och utöka det till att även inkludera e-böcker.

Vi har funderat lite extra runt de tryckta tidskrifterna. Med SLU’s artikel om ”radikal gallring” i bakhuvudet hade vi en workshop/diskussion där personal från olika avdelningar deltog. Från den tog vi med oss en försiktig hållning till att göra sig av med tryckta tidskrifter, som vi ville få in i mediaplanen.

Vi säger nu: ”För att gallring ska övervägas skall tidskriften antingen finnas tillgänglig i arkiv som har köpts från förlagen och ägs av biblioteket eller bevarad i Portico eller motsvarande digitala arkiv för långtidsbevarande som biblioteket är medlem i.”

Utöver detta måste vi ta hänsyn till våra åtaganden genom den så kallade TGV-planen, den nationella bevarandeplanen för de tekniska biblioteken.

Samlingarnas plats

Samlingar

De fysiska samlingarna kan vara en svår fråga för biblioteken.

Vilka tryckta samlingar som behöver sparas enligt tankegångarna ovan påverkar också diskussionen om hur ytan i biblioteket ska användas.

Vilken plats ska samlingarna få i huset? Mediaplanen säger inte exakt var samlingarna ska placeras, men den innehåller riktlinjer för hur vi vill att vår samling ska se ut. Ordval har betydelse och genom att prata om beståndsplan istället för gallringsplan vill vi fokusera på det material som känns värdefullt och ska vara kvar, inte på det som kan gallras. Hur kopplat är bibliotekets identitet till de tryckta samlingarna (”Keeper of the books”)?

Vi behöver också ta hänsyn till förändringar i inriktning. Lindholmenbiblioteket har blivit Chalmers Lärandetorg (Kuggen) och Arkitekturbiblioteket har breddat sig till att bli Arkitektur- och samhällsbyggnadsbiblioteket. Två förändringar där funderingar på hur våra samlingar ska placeras och se ut ingår.

Mycket händer hela tiden!

Framtiden har många intressanta frågor att fortsätta tänka kring. Vi kommer få fler anledningar att fortsätta uppdatera vår mediaplan.

En sådan är fjärrlån av artikelkopior – kanske på väg bort? Användarna förväntar sig snabb service. De vill inte vänta på tryckta artikelkopior genom internposten. De vill ju ha PDF direkt i sin mailbox! Även vi själva har sedan länge tröttnat på detta manuella tidskrävande arbete.

Vi testar nya leverantörer för PDF-leverans direkt till användaren. Sedan några år använder vi GetItNow. Om vi saknar egen prenumeration dyker GetItNow upp i länkservermenyn och användaren kan lätt beställa själv. Alldeles nyss började vi med Reprints Desk, där biblioteket beställer men leveransen sker direkt.

Dessa tjänster kostar mer än de traditionella leverantörernas men i gengäld är copyrighten inkluderad, och som sagt, leveransen sker direkt till användaren. Av kostnadsskäl kan vi inte släppa på det för studenterna, endast till högskolans personal.

De här nya tjänsterna påverkar synen på samlingarna, vi måste inte äga allting själva.

Nyfiken på att läsa mediaplanen?

Kontakta media.lib@chalmers.se

/Martina Karlsson & Lars-Håkan Herbetsson

Rapport från Libris användardag 2017

stilleben-e1511780138845.jpg

Häromveckan hade jag, tillsammans med Jane och Kristin från CLS, nöjet att besöka Libris årliga användardag i Stockholm. Just i år rörde det sig om en något större händelse än vanligt, bildligt och bokstavligt talat. I en konferenslokal på Stora Essingen samlades inte mindre än ett 400-tal personer från olika delar av biblioteksbranschen för att få lära sig mer om och känna på Libris XL – den nya, länkad data-baserade systemarkitekturen med tillhörande BIBFRAME- och RDA-anpassat katalogiseringsverktyg som i januari kommer ersätta befintliga Libris och Voyager.

Som dagen var upplagd, med en informativ gemensam förmiddag med föredrag och en mer interaktiv eftermiddag med workshops och mingel med representanter från Libris och KB, fanns plats för alla typer av frågor. Själv var jag extra nyfiken på hur export och import från nya Libris till lokala system kommer fungera, och – jag vet, det är litet nördigt! – varför entitetstyper som “Instans” och mediaformat som “Videoinspelning”  i katalogiseringsgränssnittet ser ut att vara facetter av samma prisma. De korta svaren är att import- och exportmöjligheterna verkar lovande, och att förvirrande Typ-facetter kan uppstå när man kombinerar BIBFRAME med MARC/AACR2-metadata.

Work(/instance/item) in progress

Ett helt nytt gränssnitt för alla som katalogiserar att arbeta i, en obligatorisk övergång till RDA för dem som – liksom vi – inte redan gjort det, ett nytt system och format att integrera med lokala system, glimtarna av nya möjligheter som öppnar sig då bibliotekens metadata görs tillgänglig, begriplig och återbrukbar för maskiner såväl som människor… Inte är det konstigt att nyfikenheten är stor och frågorna många, liksom skepsisen och oron över att bibliotekens personal och data snart kommer vara utlämnade till ett obekant och inte helt färdigt system. Det kommer bli rörigt ett tag och därmed, som KB:s informationssystemchef Ingemar Thun påpekade, en stor utmaning för en profession där noggrannhet och perfektion värderas högt och utgör en källa till yrkesstolthet.

Om man ska tro talare (vars presentationer finns här) kommer det nya systemet, med de förbättringar och nya möjligheter det innebär, emellertid vara mödan och omaket värt.  Peter Krantz underströk att den information som biblioteken förvaltar inte kan existera som en isolerad ö i dagens distribuerade, digitala informationssammanhang, och för att undvika det måste vi kanske, som  Lars Svensson från Deutsche Nationalbibliothek föreslog, gå från “cataloging” till “catalinking”: från att  att skapa beständiga MARC-poster för varje enskild resurs till att med BIBFRAME identifiera entiteter synliggöra de många och föränderliga relationerna entiteterna emellan. Jessica Parland von Essen från IT Center for Science i Espoo menade rentav att Kungliga biblioteket i och med övergången till ett RDF-baserade system “tar det stora steget”. Nu är det upp till framtiden att utlysa vart steget faktiskt leder, och om det var genialiskt, dumdristigt eller litet mittemellan.

Att arbeta i nya Libris

I praktiken kommer hursomhelst övergången till Libris XL bli påtaglig för den som katalogiserar, beståndsregistrerar eller på något vis arbetar i den nationella samkatalogen. Den testmiljö som det hittills varit möjligt att prova på systemet i, och som ska ge en försmak av hur det färdiga gränssnittet kommer se ut, befinner sig långt från den nuvarande katalogiseringsklienten Voyager. Visuellt är det mer likt Facebook än MS Röj, MARC-fälten har ersatts av mer eller mindre klart språk, och bland nya funktioner finner bland annat möjligheter att begränsa sökningar med hjälp av facetter, att navigera direkt mellan länkade entiteter, och – i dagsläget kanske litet mindre handfast – att visa entiteter i några av de syntaxer som används för att uttrycka RDF. Det allra bästa sättet att få en känsla för gränssnittet är just nu att titta på de demo- och instruktionsvideor som KB publicerat.

En annan spännande nyhet som utlovas med Libris XL är ett exportprogram byggt på OAI-PMH som möjliggör kontinuerlig och automatisk import av poster. Med detta ska man både kunna slippa manuell (och batch-)import av de Librisposter man själv skapat eller uppdaterat, och vila tryggt i vetskapen att alla uppdateringar som andra Libris-bibliotek gör i bibliografiska poster man själv har bestånd på automatiskt hämtas till den lokala katalogen. Automatisk gallring av Libris-bestånd är en annan fiffig och efterlängtad feature som så småningom ska finnas på Libris XL-menyn.

Framtida förändringar i RDA

Libris-gänget är förstås inte de enda som jobbar på. RDA Steering Committee (RSC) arbetar just nu med att ta fram en  helt ny version av RDA Toolkit. Denna ska publiceras under sommaren 2018, och kommer ha en struktur och uppbyggnad som än den nuvarande utnyttjar webbens möjligheter. RSC är även i färd att anpassa RDA tilI den nyligen antagna IFLA-LRM (Library Reference Model), en konceptuell modell på hög nivå som ersätter FRBR och FRAD. I praktiken kommer denna anpassning bland annat innebära att vi får ett par nya entiteter att laborera med, som till exempel – min favorit!  – res, vilken utgör modellens högsta nivå och avser inget mindre än “any entity in the universe of discourse”.

2018 lovar att bli ett minst sagt händelserikt år i den svenska biblioteksvärlden. Själv ser jag med skräckblandad förtjusning fram emot att i januari äntligen få börja arbeta i nya Libris. Jag misstänker att det är först då, när vi faktiskt sitter där och ska kunna utföra vårt dagliga arbete, som de brokiga bitarna – RDA, BIBFRAME och Libris XL – kan falla på plats, och först då som de verkliga utmaningarna, stora eller små, kommer visa sig.

/Lisa Sjögren

Reflektioner från ChALS 2017

Vi har alla varit där. Vi besökte en konferens (eller gick en kurs, eller deltog i en workshop) som fyllde oss med inspiration. Och vi gick därifrån, fast beslutna att hädanefter arbeta på ett helt nytt sätt.

Sedan insåg vi att under tiden som vi varit på konferens hade mailen strömmat in, några mindre akutsituationer uppstått på jobbet och deadline för rapporten vi lovat att skriva var visst imorgon. Och nästa gång vi får chansen att tänka på insikterna från konferensen så har det gått tre veckor och vi minns inte riktigt vad som sades men så snart vi får tid ska vi definitivt gå igenom de utskickade presentationerna och anteckningarna vi gjorde under dagen…

Förväntansfull publik.

Vardagen har en förmåga att skjuta förändring på framtiden. Därför tänkte jag ta en stund för att se tillbaka på ChALS 2017, en konferens som faktiskt handlade om att skapa förändring i verksamheten, trots att de dagliga arbetsuppgifterna fortsätter att strömma in.

Den 27 september samlades 120 personer i Chalmersska huset i Göteborg för att tillsammans fundera över årets tema ”Creativity – at work!” Hur skapar man en organisation där man tar tillvara på medarbetarnas initiativ och där idéer omsätts i praktiken? 18 engagerade talare delade med sig av sina erfarenheter och åhörarna ställde frågor, diskuterade och testade graphic recording.

Den största insikten som jag bär med mig från dagen är vilket mod som krävs för att åstadkomma förändring. Hela konferensen dokumenterades av Terese Ellnestam, som på långa dukar tecknade och illustrerade innehållet. Åhörarna fick själva möjlighet att rita istället för att bara berätta med ord, vilket var mycket uppskattat. Men jag tänker också att det krävs mod att vara den som på nästa avdelningsmöte delar ut papper och pennor och säger ”nu vill jag att alla ska rita hur de tror att användarna kommer att påverkas av våra nya rutiner”. Mod var också någonting som Adam Lawrence från WorkPlayExperience talade om, exempelvis när han berättade om tjänstemannen som byggde upp en disk av pappkartonger i sitt kvarter i Los Angeles och uppmuntrade boende att komma och berätta vilken service de skulle vilja ha av sitt stadsdelskontor.

Terese Ellnestam om vad som hindrar kreativitet.

För ett genomgående tema för dagen var att det sällan råder brist på bra idéer, däremot krävs en organisation som tillåter att man på ett enkelt och billigt sätt skapar prototyper för att testa om idéerna håller. Man måste skapa en kultur på arbetsplatsen där medarbetarna får ha inställningen: ”Ja, det här kanske verkar barnsligt eller oseriöst, men vi gör det för att det är ett enkelt och billigt sätt att testa vilka av våra idéer som fungerar i praktiken”. För att hitta de lyckade idéerna krävs också att vi vågar misslyckas många gånger. Ett sätt att hantera misslyckanden är att helt enkelt se dem som forskningsresultat: ”Negativt utslag på det här experimentet, då går vi vidare och testar nästa tes.” Ett annat sätt är att minska konsekvensen av misslyckandet: hur irriterande det än är att inse att man har förlorat två dagars arbete och att prototypen i kartong som man byggde var värdelös, så är det ingenting mot känslan när man inser att 2 månaders arbete och hundratusentals investerade kronor har varit förgäves.

Adam Lawrence om sina ”Five Commandments of Practical Human-centric Innovation”.

För att lyckas med förändringsarbete krävs modiga medarbetare, men det krävs även en modig organisation med modiga chefer som vågar släppa kontrollen och låta medarbetarna testa sina idéer. Men som vi fick lära oss av Katarina Stetler, från Kairo’s Future, så kommer förändringshastigheten i samhället fullkomligt explodera de närmaste åren, vilket ställer krav på oss att ständigt tänka på nya sätt och utveckla vår verksamhet. Därför är jag tacksam över att vara en del av biblioteksvärlden, där många kunniga människor så generöst delar med sig av sina erfarenheter. Vi på Chalmers bibliotek vill gärna fortsätta diskussionen som påbörjades under ChALS 2017. Så alla ni som har tankar om förändringsarbete, hör gärna av er till oss så fortsätter vi bolla idéer, dela erfarenheter och stötta varandra!

”Graphic recording” av Terese Ellnestam. Klicka för större bild.

/Jenny Kihlberg

Chalmers bibliotek börjar använda Reprints Desk som dokumentleverantör.

Chalmers bibliotek var ett av de första biblioteken i Europa med att börja använda Get It Now som en service för dokumentleveranser av material som inte finns elektroniskt tillgängligt på Chalmers bibliotek, och vi valde då att låta både beställning och leverans av dokument skötas utan att bibliotekspersonal var inblandad överhuvudtaget. Ännu en gång ligger Chalmers bibliotek i framkant som ett av de första biblioteken i Sverige som börjar använda Reprints Desk som artikelleverantör. Vi kommer bl.a att använda denna leverantör för många av de artiklar som användarna inte kommer åt via Get It Now.

Av olika anledningar låter vi tills vidare fjärrlånepersonal beställa artiklarna och sedan skickas dessa direkt till slutanvändaren från Reprints Desk. Liksom Get It Now är själva tjänsten kostnadsfri men en copyrightavgift utgår för varje artikel och vi använder båda tjänsterna enbart för artikelleveranser till forskare och anställda. Vi tar inte betalt av våra användare.I förlängningen kommer förhoppningsvis det stora flertalet av artikelbeställningarna att gå denna vägen, och förmodligen är det främst tidskriftsartiklar det blir fråga om.Vi tycker att det är kul att pröva ännu en leverantör som tämligen omedelbart tillgodoser våra användares önskemål och vi ser det hela som ett led i att komma ifrån leveranser av dokument i pappersformat till våra forskare och anställda, som kommer att uppskatta denna nya service eftersom det främst är den elektroniska versionen av dokument som efterfrågas av dem.

 

Ylva Lindgren

No more posts.