A year closer to FOLIO

As the winter holidays draw close, so does the end of Chalmers’ first year of working hands-on as EBSCO’s beta partner within the FOLIO project. We started off 2018 with a workshop where my colleagues at Chalmers and I, together with Theodor, our FOLIO implementation consultant from EBSCO, first started discussing our hopes and goals for FOLIO and the future. While the spring that followed was primarily dedicated to going from Summon to EDS and to exploring and setting up our FOLIO alpha environment, and summer introduced us (and other “early implementers” of FOLIO) to the wonderful world of feature ranking for development, the autumn semester saw us focusing more intensely on future data flows between systems, circulation functionality in FOLIO, and e-resource management.

Sharing bibliographic metadata

For the past months, we’ve put a lot of work into planning and preparing the flow of bibliographic metadata between Swedish union catalog LIBRIS, FOLIO, other metadata sources, and EDS. One thing that we knew early on is that, from now on, we want to do all our print cataloging in LIBRIS. Using LIBRIS to its fullest lets us take advantage of other libraries’ cataloging and subject expertise, while sharing our own expertise with the rest of the LIBRIS community and to the world – and we are of course looking forward to exploring the possibilities created by LIBRIS’ transition to linked data together with the fact FOLIO is not based on the MARC format. We also knew that we do not want to duplicate data, that we want to automate the data flows between the systems as much as possible, and that we need to differentiate between data used for circulation and data used for discovery.

IMG_20180907_102148_771-e1545162958540.jpg

Looking at a patron record in Chalmers’ FOLIO environment before a meeting with LIBRIS. The hat behind the coffee cup was purchased in Durham, NC, where I attended a FOLIO conference in May. Read more about the conference in this blog post.

One of the exciting activities that was born from this was a hackathon where some of our own developers, our FOLIO implementation consultant, my systems librarian colleague Siska, and I, worked together to create an OAI-PMH client that would automate the flow of metadata between LIBRIS and FOLIO, and convert the incoming data from the format provided by LIBRIS to the FOLIO Inventory format. We found that the hackathon format has suited us especially well in this project.  First of all, the developers get direct real-time input on what the tool they’re building needs to do from the end-users (librarians, in this case). Secondly, it’s a great opportunity for systems librarians who do not have a background in programming to pick up some of the knowledge, practical experience, vocabulary and confidence needed to understand, talk about and work with our systems and data on a deeper level.

hackaton1

Systems librarians, electronic resource librarians and developers hard at work at our first hackathon, held in spring, where we built an interim solution for displaying Terms of use (as we we lost that service going from Summon to EDS).

What we (need FOLIO to) do

We have also spent countless hours trying to figure out what it actually is that we need from FOLIO: which functionality is necessary, which workflows have to be supported, what makes an interface easy to work with. As the library set to implement FOLIO first, we have a great opportunity to make our voice heard and contribute with our knowledge and vision. In this, we’ve had assistance from several people from EBSCO and the FOLIO community, who’ve walked us through existing and planned FOLIO functionality in order to help us understand how it supports our current and desired workflows. In November, we welcomed three product owners from FOLIO with whom we had great discussions about circulation, acquisitions and ERM.

Our feedback, both to the FOLIO community when reviewing planned features and to ourselves when looking at our own current workflows, has often boiled down to one thing: make it simpler. This owes in part to the modest size of our library, in part to philosophy.

A few weeks later, we had a visit from one of the American EBSCO implementation consultants who helped us get started writing manual tests based on our own workflows. That is something we look forward to sinking our teeth further into this coming spring. Writing and carrying out these tests will, besides letting us find bugs and gaps for the FOLIO developers to fix, provide an opportunity for us at Chalmers to try out our workflows in FOLIO and to get acquainted with the system before we go live.20181219_141722So there we are. From that first workshop in January where we were just starting to figure out our part in the FOLIO project and the potential FOLIO holds for us, through a fairly harmonious implementation of EDS, great encounters and conversations with the FOLIO community, countless discussions of our feature requirements, and some interesting discoveries made while cleaning our catalog data, we have had an intense, challenging and exciting year.

Wishing you all a happy holiday season!

/Lisa Sjögren & the FOLIO team at Chalmers

 

Hellre grits tillsammans: rapport från World Open Library Foundation Conference

Sitt namn till trots erbjöd WOLFcon (World Open Library Foundation Conference) få förvillade varulvsfantaster i pälsbeklädd kostym. Istället befolkades denna historiens första WOLFcon av en salig blandning bibliotekarier, systemutvecklare och representanter för systemleverantörer i sedvanlig dräkt. Gemensamt för de deltagande var engagemanget i och intresset för de olika projekt som stiftelsen Open Library Foundation (OLF), tillägnad open source- och opan access-teknik inom biblioteksvärlden, driver. Bland dessa projekt finns också organisationen Open Library Environment (OLE) och knowledge basen GoKB, men det var tydligt att fokus just nu ligger på open source-projektet och bibliotekstjänstplattformen FOLIO.

Det var förstås även FOLIO, och Chalmers planer på att inom en inte alltför avlägsen framtid börja använda FOLIO som biblioteksdatasystem, som förde mig till ett försommarvarmt Durham, NC, nyfiken på den ”community” som så ofta beskrivs som FOLIO-projektets kärna men som kan te sig litet abstrakt betraktat från kontoret på ett förhållandevis litet bibliotek i Sverige. Att  komma till WOLFcon — som välkomnade 190 deltagare — och inse att communityn faktiskt utgörs av människor, med kunskap, erfarenhet och engagemang, var inspirerande och hoppingivande.

Möten och modeller

2018-05-08 19.19.49

Kristin Martin från University of Chicago håller i en session om e-resurshantering. (Foto: Theodor Tolstoy)

Veckan inleddes med ett ”FOLIO Meetup”, med samma upplägg som den FOLIO-dag som hölls i Uppsala i höstas, riktad främst till dem ännu inte börjat engagera sig i FOLIO. Duke Universitys Tim McGearys inledande anförande kring Dukes mångåriga engagemang i FOLIO och OLE följdes av demonstrationer av utvalda delar av systemet, presentationer av special interest groups, datamodeller och roadmaps, och — äntligen! —  ett diskret offentliggörande av namnen på de två biblioteksorganisationer — University of Alabama och Five Colleges Consortium — som tillsammans med Chalmers kommer vara först ut att använda FOLIO med tjänster från EBSCO.

Tisdag, onsdagen och torsdagen riktade sig mer till dem som redan är involverade i FOLIO. Efter morgnarnas plenary sessions erbjöd schemat ett flertal valmöjligheter, med många parallella spår och arbetsmöten. Jag passade på att skaffa mig en bättre inblick i bland annat arbetet med moduler för MARC-katalogisering och batchhantering. Jag bevittnade även delar av ett tre dagar långt arbetsmöte (med ämnesspecialister, UX-designers och utvecklare) kring FOLIO:s framtida, ej ännu utmejslade funktionalitet för e-resurshantering — en synnerligen viktig fråga för oss här på Chalmers, där de elektroniska resurserna utgör en överväldigande stor andel av samlingen.

När WOLFcon inföll var det två veckor kvar till införandet av den nya dataskyddsförordningen, så förstås erbjöd konferensen även en session tillägnad GDPR och anonymisering. Med deltagare från flera amerikanska bibliotek och från några av de företag som arbetar med den tekniska utvecklingen av FOLIO på plats blev det en intressant diskussion om olika tekniska lösningar såväl som om den eventuella konflikten mellan begränsning av datalagring och möjligheter till statistikuttag.

Vid en session hade jag dessutom nöjet att själv, tillsammans med kollegor från Tyskland och USA, vara med och presentera vad arbetsgruppen för hantering av analytiska och boundwith-poster arbetat med. Den datamodell vi visade upp — ett försök att försona europeiska katalogiseringstraditioner med amerikanska, komplexitet och oförutsägbarhet med enkelhet och standardisering — inspirerade en mycket animerad diskussion bland deltagarna.

Det viktigaste målet

Det starkaste intrycket jag tar med mig från WOLFcon är just  diskussionerna, de varierande utgångspunkterna, de ibland delade, ibland vitt skilda, erfarenheterna, generositeten — ja, insikten att FOLIO-communityn består av människor som delar med sig av sin tid och sina idéer. Som, för att parafrasera en representant från Index Datas Sebastian Hammer, arbetar tillsammans om än utspridda för att skapa en flexibel, community-ägd plattform bortom de proprietära systemens slutna trädgårdar. Vem vill inte vara del av någonting sådant?

Nu är Chalmers en del av det — liksom EBSCO, Cornell, Index Data, ett gäng tyska och kinesiska konsortier, Duke, Stacks, Texas A&M, Samhaeng. Aktörer från olika länder, offentliga och privata, av olika omfång, med olika förutsättningar, styrkor, svagheter och insatser. Och som en del av utbytet finns förstås också kompromisserna, missförstånden, de ändlösa diskussionerna, de enskilda behoven som aldrig lyckas blir del av de gemensamma.

”There are many right ways,” sade EBSCO:s Gar Sydnor under ett kort anförande. Tanken är betryggande, men också svår. För om många tillvägagångssätt är rätt, hur kan vi enas kring något med tillräcklig kraft för att genomföra det?

Ett av mina favoritinslag på WOLFcon var den gemensamma konferensfrukosten. Ackompanjerade av ömsom grits ömsom gröt möjliggjorde dessa morgonstunder — innan folk hunnit samla sig i sina vanliga arbetsgrupper — möten med människor som just den dagen råkade äta frukost vid samma tid. Jag tänker att just den öppna och välkomnande atmosfären, tryggheten och spänningen i att kunna slå sig ned vid ett nytt bord och plötsligt vara del av en ny, oförutsedd konstellation av kompetenser och erfarenheter, är en förutsättning för att projektet ska kunna rymma både kompromisser och kreativitet, och för att vi som community ska våga och orka dela med oss av och i någon mån släppa taget om våra tillvägagångssätt och idéer.

Låter det spännande? Med OLE:s Ginny Boyers ord: “To get engaged, just show up.”

/Lisa Sjögren

Inga fler inlägg.