Chalmers bibliotek ska skapa ett nytt intranät i Sharepoint 2010. Själva utvecklingen kommer att ske i början av nästa år, men under hösten har webbgruppen jobbat med förberedelserna. Nyligen var några av oss på ett frukostseminarium om sociala intranät. Richard Iohnson, VD på Circuit (medarrangör) pratade om trender för intranät. Här är en snabbrapport.

Just nu är det de sociala grejerna med mikrobloggar, sharing osv som dominerar, men sett i bakspegeln har intranäten tidigare gått från fokus på publicering till att erbjuda interagerande i form av FAQ, telefonkatalog, sökfunktioner, fakturering, boka rum och resor. Därefter blev det populärt att erbjuda omvärldsbevakning och samarbetsverktyg på intranäten. Idag är vi framme vid den transparenta webben som tar bort skillnader mellan olika plattformar. Informationen låses inte till en viss plattform och samarbete kan t o m ske med kunder när man ska ta fram en ny produkt. De företag som erbjuder färdiga intranätslösningar är såklart inspirerade av sociala medier som Facebook i hur funktionalitet och struktur ser ut.

Medarbetarnas informationsbehov varierar, och det kan vara ett problem som måste tas hänsyn till i utformningen. Hur värdefull eller angelägen informationen är mäts genom att kolla frekvensen på dess användning. Vissa saker har många ett behov av att ta del av.  Andra smala saker ska nå få personer men här är det viktigt att inte tänka att de ska hitta dessa saker på ”annat sätt”. Genom att användarna själva skapar visst innehåll genom de nya verktygen som finns på intranätet, antas det att de därigenom blir mer engagerade medarbetare.

Richard Iohson pratade också om olika makrotrender (övergripande trender):

1. The front door intranet : intranätet som är en entré till all information man behöver. Den ger access till alla sajter och samarbetsytor. Det är intranätet som ger alla svar du behöver.

2. The place independent intranet : det platsoberoende intranätet som kan användas var som helst ifrån.

3. The team oriented intranet : innebär att man kan sitta i olika världsdelar och jobba ihop via intranätet.

4. The people focused intranet : är centrerat på personernas behov.

5. The real-time intranet : samarbete på intranätet här och nu, med kollegan i rummet bredvid.

Allt detta (1-5) blir ”det uppgiftsbaserade intranätet”. För att skapa ett sådant behövs sociala komponenter som på ett effektivt sätt förmedlar information och annat.

Därefter pratade en man från Circuit som jag tyvärr inte noterade namnet på. Han hade en mer praktisk infallsvinkel.

Man måste utgå ifrån både de specifika och de gemensamma behov som människor i organisationen har, vilka kan variera väldigt mycket. Man ska inte ”smeta på sociala grejer på det gamla intranätet”, utan istället utgå från en social kärna där man kopplar ihop människor och där de kan bidra med kunskap. Några förslag i ”bygg- med-lego”-idén är:

• Använd bildgalleri. Att se en bild på den man kommunicerar med ger mycket.
• Ha kommunikationsverktyg. Verktyg som är relevanta för en viss person ska synas.
• Ha externa länkar, länkarkiv, på intranätet. Bokmärken ska kunna sparas på intranätet.
• Lägg in en bloggfunktion eller annat verktyg för kunskapsdelning.
• Samverka. Det är speciellt viktigt om man sitter spridda.
• Dokumentarkiv måste finnas. Alla ska kunna ladda upp på ett enkelt sätt.
• Omvärlden. Att ha en komponent som kan ta in t ex Wikipedia.
• Kalender.
• Företagsspecifik information som policies och reseinformation.

Dessutom kan man ha videogalleri, expertfunktionalitet (kanske tagga upp vad man är bäst på, t ex bibliometri, så att kollegor snabbt kan hitta vilka personer en fråga ska hänvisas till), tävlingar, förslagslåda, analysverktyg, omvärldsbevakning. Efter att behovsinventeringen är gjord, tar man legobitarna och bygger intranätet av de komponenter man valt. Less is more, så börja i liten skala, lyssna, lägg till och förändra.

Beträffande navigeringen, rekommenderades toppnavigering. Där läggs det som många har behov av att nå direkt, t ex filarkiv. Man kan gärna ha ett filter i form av avdelningsnamn, etiketter/taggar eller kategorier. Att lägga till ett personligt filter ska vara något man gör själv. Viktig information ska dock ligga så att alla tvingas se den.

Vad engagerar på intranätet? Hur får man personalen till att gå in där varje dag? Det varierar väl från arbetsplats till arbetsplats, men det kan exempelvis vara bilder som kan taggats, förlagslådefunktion, diskussionforum, personalfrågor, utvecklingsfrågor Eller kanske Dagens lunch? 🙂

Facebook-grupper kan vara ett utmärkt verktyg för att samarbeta och utbyta idéer. Den slutna gruppen Library related people (som alla kan gå med i) är ett bra exempel. Här kan medlemmarna diskutera biblioteksfrågor över gränserna, dela dokument, bilder och länkar:

/Linnéa