Uppdaterad publiceringsguide för forskare

Sedan april har delar av forskarstödsteamet arbetat fram en ny version av Chalmers publiceringsguide. Den första versionen av guiden, som kom för flera år sedan, utgick till viss del från Ulf Kronmans mer omfattande Guide to Scientific Publication Management for Researchers at the KTH Royal Institute of Technology. Den nya guiden från Chalmers bibliotek, Be Visible!, vill istället vara en ingång i ämnet snarare än en uttömmande guide. Förutom i tryckt form finns guiden också på bibliotekets webb.

Efter flera revisionsomgångar där hela teamet varit delaktiga och en hel del layout-arbete är guiden nu klar och omslaget går framförallt i rosa.

– Omslaget visar ökningen av registrerade Chalmerspublikationer av olika typ i bibliotekets publikationsdatabas CPL. Det är artiklarna som är rosa, berättar Stina Johansson, bibliometriker som arbetar med visualisering.

guidesnip_kaprifol

Guiden är tänkt att kunna delas ut på institutionsbesök eller vid doktorandkurser eller andra informationstillfällen. Framförallt riktar den sig till nya forskare som ska kunna skaffa sig en första överblick över området. Malene Jensen, som arbetat med guiden tillsammans med Karin Ljungklint, Hanna-Kari Andersson, Jessica Lindholm och Kristina Graner, berättar:

– Vi har valt att fokusera på det forskaren själv kan göra för att bli synlig och få ett större genomslag, och försökt göra det på ett kortfattat och översiktligt sätt. Det finns massor av annan litteratur som fungerar bra om man vill fördjupa sig i något särskilt område. Utmaningen blir att hålla guiden uppdaterad och att komplettera den med relevant information och läs mer-hänvisningar på vår webb.

Här hittar du guiden Be Visible! A short guide from Chalmers library on how to make your research more visible and influential.

Därför ska man satsa på sociala medier

På en planeringsdag för sjukhusbiblioteken i Region Skåne fick jag förmånen att inspirera och informera kring vad som är bra att tänka på inför en start i sociala medier. Vilka effekter som kan nås och lite om hur man kommer igång osv.
Chalmers bibliotek är väldigt unga på Twitter, Facebook och YouTube som ju är de största kanalerna. Än så länge är nog Twitter vår mest självklara kanal men Facebook börjar komma loss sakta men säkert. En hel del av våra fans är faktiskt chalmersanknutna.

Man får inte ge upp. Det var en av sakerna jag predikade i Skåne. Så här ser vår statistik ut just nu (ett något redigerat excel-ark för att passa i Google Docs).

Förutom att ha tålamod tror jag att några framgångsfaktorer är:
  • Att ha ett syfte med närvaron i en viss kanal. Att veta varför man gör det.
  • Ha ett annat tonläge. En friare mer avslappnad röst. Det är urtråkigt att följa någon som alltid är knastertorr, korrekt och saklig hela tiden.
  • Att inte vara rädd!
  • Uppdatera regelbundet. Låt det inte stå tomt för länge.
  • Bjuda in ibland.
  • Vara tillåtande mot varandra, kollegor emellan.
  • Tycka det är okej att leka lite.
  • Våga ta plats, synas, höras.
  • LUST! Det ska vara roligt. Då blir det oftast bra.

Jag tycker att de interna effekterna är minst lika viktiga som de ”externa”. Alltså hur arbetet påverkar personalen. Mina erfarenheter på Stadsbiblioteket Göteborg och Chalmers bibliotek har visat att ett fritt kreativt arbetet i sociala medier ofta, ibland eller i bästa fall leder till:

  • Att det känns meningsfullt eftersom man ofta får positiv feed-back från läsarna.
  • Kreativitet föder mer kreativitet. Det blir som bensin.
  • Personalen lär sig använda ny teknik, om de inte redan kunde det tidigare. Bara att ladda upp en bild från mobilen kräver att man lär sig kring-tekniksaker.
  • Biblioteket får nya kontakter – andra bibliotek.
  • Det skapar en gruppkänsla på biblioteket.
  • Det ger en stolthet inte bara över den egna verksamheten, utan även på ett större plan: stolthet över vad bibliotek har att erbjuda och vilken samhällsnyttig verksamhet det är vi sysslar med.
  • Sist men inte minst (sammanfattningsvis?) så är det en källa till gädje 🙂

/Linnéa

Forskarbloggar i app

Biblioteket har inlett ett litet samarbetsprojekt  med informationsavdelningen på Chalmers – Kommunikation och Marknad. Biblioteket testar, och tillsammans med Kommunikation och Marknad utvärderar vi några kanaler och tjänster i sociala medier som eventuellt kan vara intressanta inte bara för biblioteket utan för universitetet i stort. Biblioteket gör en pilot för universitetet! Ett samarbete av det här slaget är mycket betydelsefullt för oss. Vi blir intressanta som samtalspartner för informatörerna och synliga på universitetet på ett helt annat sätt.

Först ut till test är en feed med forskarbloggar. Via informatörsnätverket på Chalmers har vi samlat in bloggar från forskare på Chalmers. Vissa bloggar är rent professionella. Andra mixar det chalmersanknutna med andra intressen. Vi kommer att titta på hur de flödas in i bibliotekets app (följer t ex tillräckligt många uppgifter med?) och vilka bloggar som eventuellt ska tas bort från feeden. Om allt faller väl ut kommer forskarbloggar kanske att läggas ut på Chalmers.se. Att blogga är ett enkelt och lättillgängligt sätt att sprida universitetets forskning och ger en möjlig kontaktkanal till näringsliv och allmänhet.

Forskarbloggarna ligger nu i bibliotekets mobila app. Hämta den genom att öppna internet i mobilen (Android eller iPhone(iPad) och gå till http://wbxapp.com/chalmerslibrary. En nackdel är att man inte genast ser från vilken blogg inlägget kommer. Det syns först när man klickat fram hela texten och öppnar den i webbläsaren.

Vi använde Yahoo Pipes för att aggregera alla RSS-flöden. Den RSS-länk som skapades i Yahoo Pipes lade vi in i Widgetbox, som appen är skapad i.

Så här gör man:



/Linnéa

Bygga intranät

postit

Post-it time! av Ignacio Palomo Duarte (CC by)

 

Under hösten och vintern har Chalmers bibliotek jobbat med att ta fram en beställning på nytt intranät i Sharepoint 2010. Beställningen ligger nu hos våra IT-utvecklare, som sedan några veckor jobbar med den enligt scrum-metoden. Scrum har blivit en populär metod för systemutveckling som i korthet innebär att man jobbar mycket fokuserat på en sak i taget enligt en modell. Se en introduktionsfilm om SCRUM.

Intervjuer med femton kollegor om vad och hur de använde intranätet i sina olika roller (grupp, enskilt, på avdelningen, i infodisken) visade att:

  • Intranätet behövde vara mer lättåtkomligt (inloggningen).
  • Man ville kunna dela dokument och önskade att allt skulle vara öppet för alla medarbetare.
  • Det fanns en önskan om att samla alla relevanta dokument som idag ligger på spridda lagringsplatser (städa!).
  • Dokumentens aktualitet var viktig (gamla orelevanta saker skulle kunna rensar bort på enkelt sätt).
  • Det fanns en önskan att dela med sig av omvärldsbevakning.
  • Man ville kunna samarbeta som i Google docs.
  • En tydligare struktur var viktig.
  • Kalender med viktiga händelser, t ex studiebesök på biblioteket och kommande konferenser efterlystes.
  • Man ville gärna ha en intern mikroblogg som Yammer (hade testats i några månader).

När loggfilerna hade studerats körde vi igång med intervjuer i små grupper om två eller tre personer. Det var bra att göra ett par provintervju först.

  • Intervjuerna spelades in och lades på soundcloud för tillgång i mobilen.
  • Behov och citat antecknades på post-it lappar som vi sedan kunde gruppera och para ihop. Ex. på behov var frågor om aktualitet, arkiv, sökfunktion, åtkomst. Det var utifrån behoven som user stories senare formulerades: ”När jag står i infodisken vill jag kunna göra bla bla för att bla bla.”

Förutom Soundcloud och post-it lappar, använde vi som verktyg whiteboard (bra i visa situationer), smartboard (bara krångligt), excel (jättebra! Vi körde google docs och redigerade samtidigt som vi pratade) och till slut en old fashioned anslagstavla med filt där post-it lapparna kunde flyttas om (bäst!). När behoven var kartlagda och vissa av dem bortprioriterade listade vi (i excel) i ett första utkast vilka funktioner som respektive ”behov” skulle innehålla och vilket arbete det skulle medföra:

Skärmavbild-2011-02-01-kl.-13.24.54

Nästa steg blev att göra en övergripande struktur.

Skärmavbild-2011-02-01-kl.-15.25.56

Utifrån den övergripande strukturen fick vi fram följande skiss som sen presenterades för personalen. Alla funktioner och projekt ska ha en egen sida under ”Rutiner” (rubriken kommer att ändras) för samarbete. Dagens lunch är tänkt att vara det som lockar till besök för de idag icke-frekventa intranätsanvändarna. Via ett flöde från Friendfeed ska bibliotekets kanaler i sociala medier synas på startsidan. Vi tror att det skapar större intresse och vilja till engagemang om alla ser flödet och kanske pratar med varandra om det; att man hittar mervärden.

Skärmavbild-2011-01-31-kl.-16.42.01

Nästa steg blev att skriva ihop en beställning till IT-utvecklarna. Den såg ut ungefär så här:

Skärmavbild-2011-02-01-kl.-16.13.51

Det landade i handskrivna user stories på kort som var enkla att flytta om när prioriteringsordningen skulle göras:

scrum1

Ex på en user story:

”När jag som chalmersanställd är inloggad (definiering av roll) i Chalmers Active Directory ska jag automatiskt bli inloggad (funktion som ska skapas) på intranätet så jag slipper logga in flera gånger (varför man vill ha funktionen).”

User storyn bryts sen ner i deluppgifter, eller saker som ska fixas för att få till funktionen, och fördelas därefter i arbetsgruppen. Deluppgifterna poängsätts utifrån hur viktiga de är och tidsuppskattas.

Bilder kommer så klart att publiceras här på bloggen när det är klart!

/Linnéa

Bygga sociala intranät med lego

lego1

Chalmers bibliotek ska skapa ett nytt intranät i Sharepoint 2010. Själva utvecklingen kommer att ske i början av nästa år, men under hösten har webbgruppen jobbat med förberedelserna. Nyligen var några av oss på ett frukostseminarium om sociala intranät. Richard Iohnson, VD på Circuit (medarrangör) pratade om trender för intranät. Här är en snabbrapport.

Just nu är det de sociala grejerna med mikrobloggar, sharing osv som dominerar, men sett i bakspegeln har intranäten tidigare gått från fokus på publicering till att erbjuda interagerande i form av FAQ, telefonkatalog, sökfunktioner, fakturering, boka rum och resor. Därefter blev det populärt att erbjuda omvärldsbevakning och samarbetsverktyg på intranäten. Idag är vi framme vid den transparenta webben som tar bort skillnader mellan olika plattformar. Informationen låses inte till en viss plattform och samarbete kan t o m ske med kunder när man ska ta fram en ny produkt. De företag som erbjuder färdiga intranätslösningar är såklart inspirerade av sociala medier som Facebook i hur funktionalitet och struktur ser ut.

Medarbetarnas informationsbehov varierar, och det kan vara ett problem som måste tas hänsyn till i utformningen. Hur värdefull eller angelägen informationen är mäts genom att kolla frekvensen på dess användning. Vissa saker har många ett behov av att ta del av.  Andra smala saker ska nå få personer men här är det viktigt att inte tänka att de ska hitta dessa saker på ”annat sätt”. Genom att användarna själva skapar visst innehåll genom de nya verktygen som finns på intranätet, antas det att de därigenom blir mer engagerade medarbetare.

Richard Iohson pratade också om olika makrotrender (övergripande trender):

1. The front door intranet : intranätet som är en entré till all information man behöver. Den ger access till alla sajter och samarbetsytor. Det är intranätet som ger alla svar du behöver.

2. The place independent intranet : det platsoberoende intranätet som kan användas var som helst ifrån.

3. The team oriented intranet : innebär att man kan sitta i olika världsdelar och jobba ihop via intranätet.

4. The people focused intranet : är centrerat på personernas behov.

5. The real-time intranet : samarbete på intranätet här och nu, med kollegan i rummet bredvid.

Allt detta (1-5) blir ”det uppgiftsbaserade intranätet”. För att skapa ett sådant behövs sociala komponenter som på ett effektivt sätt förmedlar information och annat.

Därefter pratade en man från Circuit som jag tyvärr inte noterade namnet på. Han hade en mer praktisk infallsvinkel.

Man måste utgå ifrån både de specifika och de gemensamma behov som människor i organisationen har, vilka kan variera väldigt mycket. Man ska inte ”smeta på sociala grejer på det gamla intranätet”, utan istället utgå från en social kärna där man kopplar ihop människor och där de kan bidra med kunskap. Några förslag i ”bygg- med-lego”-idén är:

  • Använd bildgalleri. Att se en bild på den man kommunicerar med ger mycket.
  • Ha kommunikationsverktyg. Verktyg som är relevanta för en viss person ska synas.
  • Ha externa länkar, länkarkiv, på intranätet. Bokmärken ska kunna sparas på intranätet.
  • Lägg in en bloggfunktion eller annat verktyg för kunskapsdelning.
  • Samverka. Det är speciellt viktigt om man sitter spridda.
  • Dokumentarkiv måste finnas. Alla ska kunna ladda upp på ett enkelt sätt.
  • Omvärlden. Att ha en komponent som kan ta in t ex Wikipedia.
  • Kalender.
  • Företagsspecifik information som policies och reseinformation.

Dessutom kan man ha videogalleri, expertfunktionalitet (kanske tagga upp vad man är bäst på, t ex bibliometri, så att kollegor snabbt kan hitta vilka personer en fråga ska hänvisas till), tävlingar, förslagslåda, analysverktyg, omvärldsbevakning. Efter att behovsinventeringen är gjord, tar man legobitarna och bygger intranätet av de komponenter man valt. Less is more, så börja i liten skala, lyssna, lägg till och förändra.

Beträffande navigeringen, rekommenderades toppnavigering. Där läggs det som många har behov av att nå direkt, t ex filarkiv. Man kan gärna ha ett filter i form av avdelningsnamn, etiketter/taggar eller kategorier. Att lägga till ett personligt filter ska vara något man gör själv. Viktig information ska dock ligga så att alla tvingas se den.

Vad engagerar på intranätet? Hur får man personalen till att gå in där varje dag? Det varierar väl från arbetsplats till arbetsplats, men det kan exempelvis vara bilder som kan taggats, förlagslådefunktion, diskussionforum, personalfrågor, utvecklingsfrågor Eller kanske Dagens lunch? 🙂

Facebook-grupper kan vara ett utmärkt verktyg för att samarbeta och utbyta idéer. Den slutna gruppen Library related people (som alla kan gå med i) är ett bra exempel. Här kan medlemmarna diskutera biblioteksfrågor över gränserna, dela dokument, bilder och länkar:

Skärmavbild-2010-12-20-kl.-17.22.59

/Linnéa

Yammer som intern mikroblogg

Vi testar mikrobloggtjänsten Yammer på Chalmers bibliotek sedan några veckor tillbaka. Bibliotekets intranät ska göras om och byggas i Sharepoint 2010, och vi vill se vilket behov och intresse personalen har av att kunna samarbeta och kommunicera på intranätet. Än så länge har Yammer använts för framför allt lunchplanering, rapportering från resor och konferenser, snabba frågor och information av det mer informella slaget som inte behöver dokumenteras. Vi har redan börjat diskutera huruvida det är bra eller dåligt att smågrupper skapas. Ska man begränsa spridningen av viss info till en mindre grupp intresserade med tanke på informationsstress eller skapar det bara uteslutning? Vilken nytta och vinster kan man få med Yammer? Jag ser att vi i Yammer kommunicerar med varandra på ett ledigare sätt än vad vi gör i den vanliga mailen, något som säkert kan vara positivt för det sociala klimatet på arbetsplatsen.

Yammer är gratis men det finns pro-version som bl a tillåter integration med SharePoint (dyrt). Det är enkelt att använda och innehåller flera funktioner, som direktmeddelanden och möjlighet att lägga in och följa RSS-flöden från valfri källa (kan fungera som delad omvärldsbevakning).

/Linnéa

Skärmavbild-2010-11-01-kl.-17.02.05

Inga fler inlägg.