Mitt första år på Chalmers bibliotek

För snart nio månader sedan flyttade jag från Stadsbiblioteket Göteborg till Chalmers bibliotek. Även om mycket är likadant på folkbibliotek och universitetsbibliotek så har det varit en ganska stor omställning. En intressant, lärorik och rolig omställning.

Det här är mina höjdpunkter so far.

Attityd

Jag gillar företagsklimatet här. Ledningen har en tillåtande attityd och uppmuntrar att man prövar sig fram. Det är okej att göra misstag, vilket egentligen är nödvändigt om man ska pröva saker, och något som jag gillar starkt. All personal har fått smartphones och bärbara datorer eftersom ledningen anser att det höjer IT-kompetensen och uppmuntrar till experimenterande. Saken blir inte sämre av att jag får jobba med ett gäng som är otroligt duktiga!

Nytt intranät

Ganska omgående började vi jobba med förberedelserna för att bygga ett nytt intranät i SharePoint2010. En ny webbgrupp bildades som utökas vid behov med andra kompetenser. Till en början handlade det om att ta reda på hur det gamla intranätet användes och vad personalen ville ha i det nya. Önskemål och behov från intervjuer sorterades och grupperades för att sedan formuleras om som ”user stories” enligt SCRUM-metoden.

Läs tidigare inlägg om intranätsbygget och SCRUM här. Henrik Karlsson och jag hade en presentation för SFIS i maj 2011 om SharePoint och SCRUM. Här är powerpointen.

Det har varit en lång väg och det är en bit kvar innan målgång, men vi planerar att släppa en testversion under sommaren för några testpilotgrupper.  Webbgruppen och IT-utvecklarna har jobbat agilt tillsammans enligt SCRUM sedan januari.

Några saker som jag tror blir bra på nya intranätet:

  • Alla dokument som rör arbetet i informationsdisken läggs i en wiki. Informationen blir sökbar och snabbt tillgängligt. Och alla kan redigera.
  • Alla dokument samlas på ett ställe. Idag används flera olika areor.
  • Personalen får en digital arbetsplats där man även kan ha en dialog.
  • Bibliotekets kanaler i sociala medier flödas in på startsidan och på informationsdisksidan. Det gör att personalen kan ha bra koll på vad vi har skriver just nu på Twitter, Facebook, bloggen etc.
  • SharePoint har en bra dokumenthantering och funktionalistet som påminner lite om Google Docs. Bl a finns versionshantering, vilket gör att man kan se hur ett dokument har ändrats.

Sociala medier

Bibliotekets stämpel i Gowalla. Du får den när du checkar in här.

Sedan vintern 2010/11 jobbar biblioteket i några kanaler:

  • Facebook – vi skriver om saker som händer på biblioteket och tipsar om intressanta artiklar och filmklipp om naturvetenskapliga ämnen.
  • Twitter – vi använder hashtagen #eres för att informera om driftinformation för e-tidskrifter, databaser och e-böcker. #eres flödas in i en sökwidget på några relevanta webbsidor. Alla blogginlägg puffas också ut på Twitter. Samt lite annat blandat.
  • YouTube – en blandning av högt och lågt: från filmad uppackning av personalens iPads till mobilkamerafilm som instruerar studenter i kopiering på biblioteket. Vi har en skrytfilm också. Det är förresten fler som har tittat på kopieringsfilmen än på skrytfilmen. Till hösten har vi förhoppningsvis fler filmer.
  • Flickr – bilder från konferenser, studieresor, biblioteket och campus.
  • Gowalla, Facebook Places, Google Places – vi jobbar med geotagging och har claimat (registrerat) platsen Chalmers bibliotek samt lagt in informationstext och länkar i dessa tjänster. Nyligen köpte vi en Gowalla-stämpel. När någon checkar in med mobilen på biblioteket får de vår fina stämpel i sitt ”pass” och kan läsa vad som finns här. Vi följer vilka kommentarer och bilder besökarna lämnar efter sig och kommer att jobba mer med texter som visas för de som checkar in.
  • Spotify – mest populär är listan med Chalmerscortégens bygglåtar genom tiderna. Lite stolta är vi annars över Postpunklistan för den kräsna studenten.

Experimenterandet i sociala medier har lett till att Chalmers informationsavdelning har blivit intresserade av vad vi gör, och vi har nu ett samarbetsprojekt där biblioteket testar saker som de kan dra lärdom av. Riktigt bra för oss!

Inför kanalstarten i höstas skrev vi ihop policy och riktlinjer för vad vi skulle göra, varför och hur. Följande dokument kommer att revideras till hösten då vi varit igång i ca ett år. Det är en hel del som behöver ses över och justeras, men så här såg de ut vid starten:

Chalmers bibliotek i sociala medier

Policy och mål för sociala medier

Praktisk juridisk handledning sociala medier

Mätning av sociala medier

Vi försöker hålla mätningen relativt enkel. Så här går det för oss än så länge:

Statistik sociala medier Chalmers

Liten kurs

Under vintern 10-11 har jag och Martina Ramstedt kört en Liten kurs i sociala medier för all personal på biblioteket. Den var frivillig men ledningen uppmuntrade rejält till deltagande.  Jag tycker att den har varit lyckad, och det tyckte även deltagarna i utvärderingen efteråt. Bäst var att den var opretentiös och helt anpassad till vad de som kom på öppna workshops ville lära sig. Vi använde mobilen (HTC) mycket, vilket uppskattades mycket. Vi försökte verkligen hitta ett lekfullt anslag i undervisningen. Det blir roligare så och jag tror man lär sig bättre.

App

Chalmers har ännu ingen app men det kanske kommer en snart. Tills dess har vi gjort en enkel mobil app, som egentligen är en webbsida som laddas upp, i Widgetbox. Vi betalar $25 i månaden för tjänsten som i korthet innebär att man lägger in rss-flöden, länkar till sociala medie-kanaler, egen kod, m.m. Appen kan användas på iPhone, iPad och Android och har fungerat hyfsat bra.

Bibliotekets app innehåller:

  • Sökfunktioner: bibliotekskatalogen, supersöktjänsten Summon, Libris
  • Nya publikationer från CPL, Chalmers Publication Library (avhandlingar, artiklar, rapporter)
  • Biblioteket på Facebook, Twitter, vår blogg
    Bibliotekets favoriter på YouTube
    Karta
    Podcast från Nature och Vetenskapsradion
    Nya böcker
  • Nya titlar på DOAJ
  • Forskarbloggar från Chalmers
  • Chalmers Alumniblogg

De första månaderna hade den 200-300 besök i veckan, men sen slutet av mars har det inte varit mer än runt 50. Vi marknadsför den på webbplatsen och med en affisch med QR-kod. Till höstterminsstarten kommer campusområdet att tapetseras med affischen.

Webbplats

Det blev väl rätt många saker det här? Vad ska vi göra efter sommaren då? Jo då är det dags att skapa en helt ny webbplats för biblioteket. Och så ska vi göra ett nytt gränssnitt för hur våra elektroniska resurser söks och presenteras på webbplatsen. Under senvåren har webbgruppen gjort ett förberedande arbete för e-resurserna. ”Det finns alltid nåt att göra” 😉

/Linnéa

 

 

 

Bygga intranät

postit

Post-it time! av Ignacio Palomo Duarte (CC by)

 

Under hösten och vintern har Chalmers bibliotek jobbat med att ta fram en beställning på nytt intranät i Sharepoint 2010. Beställningen ligger nu hos våra IT-utvecklare, som sedan några veckor jobbar med den enligt scrum-metoden. Scrum har blivit en populär metod för systemutveckling som i korthet innebär att man jobbar mycket fokuserat på en sak i taget enligt en modell. Se en introduktionsfilm om SCRUM.

Intervjuer med femton kollegor om vad och hur de använde intranätet i sina olika roller (grupp, enskilt, på avdelningen, i infodisken) visade att:

  • Intranätet behövde vara mer lättåtkomligt (inloggningen).
  • Man ville kunna dela dokument och önskade att allt skulle vara öppet för alla medarbetare.
  • Det fanns en önskan om att samla alla relevanta dokument som idag ligger på spridda lagringsplatser (städa!).
  • Dokumentens aktualitet var viktig (gamla orelevanta saker skulle kunna rensar bort på enkelt sätt).
  • Det fanns en önskan att dela med sig av omvärldsbevakning.
  • Man ville kunna samarbeta som i Google docs.
  • En tydligare struktur var viktig.
  • Kalender med viktiga händelser, t ex studiebesök på biblioteket och kommande konferenser efterlystes.
  • Man ville gärna ha en intern mikroblogg som Yammer (hade testats i några månader).

När loggfilerna hade studerats körde vi igång med intervjuer i små grupper om två eller tre personer. Det var bra att göra ett par provintervju först.

  • Intervjuerna spelades in och lades på soundcloud för tillgång i mobilen.
  • Behov och citat antecknades på post-it lappar som vi sedan kunde gruppera och para ihop. Ex. på behov var frågor om aktualitet, arkiv, sökfunktion, åtkomst. Det var utifrån behoven som user stories senare formulerades: ”När jag står i infodisken vill jag kunna göra bla bla för att bla bla.”

Förutom Soundcloud och post-it lappar, använde vi som verktyg whiteboard (bra i visa situationer), smartboard (bara krångligt), excel (jättebra! Vi körde google docs och redigerade samtidigt som vi pratade) och till slut en old fashioned anslagstavla med filt där post-it lapparna kunde flyttas om (bäst!). När behoven var kartlagda och vissa av dem bortprioriterade listade vi (i excel) i ett första utkast vilka funktioner som respektive ”behov” skulle innehålla och vilket arbete det skulle medföra:

Skärmavbild-2011-02-01-kl.-13.24.54

Nästa steg blev att göra en övergripande struktur.

Skärmavbild-2011-02-01-kl.-15.25.56

Utifrån den övergripande strukturen fick vi fram följande skiss som sen presenterades för personalen. Alla funktioner och projekt ska ha en egen sida under ”Rutiner” (rubriken kommer att ändras) för samarbete. Dagens lunch är tänkt att vara det som lockar till besök för de idag icke-frekventa intranätsanvändarna. Via ett flöde från Friendfeed ska bibliotekets kanaler i sociala medier synas på startsidan. Vi tror att det skapar större intresse och vilja till engagemang om alla ser flödet och kanske pratar med varandra om det; att man hittar mervärden.

Skärmavbild-2011-01-31-kl.-16.42.01

Nästa steg blev att skriva ihop en beställning till IT-utvecklarna. Den såg ut ungefär så här:

Skärmavbild-2011-02-01-kl.-16.13.51

Det landade i handskrivna user stories på kort som var enkla att flytta om när prioriteringsordningen skulle göras:

scrum1

Ex på en user story:

”När jag som chalmersanställd är inloggad (definiering av roll) i Chalmers Active Directory ska jag automatiskt bli inloggad (funktion som ska skapas) på intranätet så jag slipper logga in flera gånger (varför man vill ha funktionen).”

User storyn bryts sen ner i deluppgifter, eller saker som ska fixas för att få till funktionen, och fördelas därefter i arbetsgruppen. Deluppgifterna poängsätts utifrån hur viktiga de är och tidsuppskattas.

Bilder kommer så klart att publiceras här på bloggen när det är klart!

/Linnéa

Bygga sociala intranät med lego

lego1

Chalmers bibliotek ska skapa ett nytt intranät i Sharepoint 2010. Själva utvecklingen kommer att ske i början av nästa år, men under hösten har webbgruppen jobbat med förberedelserna. Nyligen var några av oss på ett frukostseminarium om sociala intranät. Richard Iohnson, VD på Circuit (medarrangör) pratade om trender för intranät. Här är en snabbrapport.

Just nu är det de sociala grejerna med mikrobloggar, sharing osv som dominerar, men sett i bakspegeln har intranäten tidigare gått från fokus på publicering till att erbjuda interagerande i form av FAQ, telefonkatalog, sökfunktioner, fakturering, boka rum och resor. Därefter blev det populärt att erbjuda omvärldsbevakning och samarbetsverktyg på intranäten. Idag är vi framme vid den transparenta webben som tar bort skillnader mellan olika plattformar. Informationen låses inte till en viss plattform och samarbete kan t o m ske med kunder när man ska ta fram en ny produkt. De företag som erbjuder färdiga intranätslösningar är såklart inspirerade av sociala medier som Facebook i hur funktionalitet och struktur ser ut.

Medarbetarnas informationsbehov varierar, och det kan vara ett problem som måste tas hänsyn till i utformningen. Hur värdefull eller angelägen informationen är mäts genom att kolla frekvensen på dess användning. Vissa saker har många ett behov av att ta del av.  Andra smala saker ska nå få personer men här är det viktigt att inte tänka att de ska hitta dessa saker på ”annat sätt”. Genom att användarna själva skapar visst innehåll genom de nya verktygen som finns på intranätet, antas det att de därigenom blir mer engagerade medarbetare.

Richard Iohson pratade också om olika makrotrender (övergripande trender):

1. The front door intranet : intranätet som är en entré till all information man behöver. Den ger access till alla sajter och samarbetsytor. Det är intranätet som ger alla svar du behöver.

2. The place independent intranet : det platsoberoende intranätet som kan användas var som helst ifrån.

3. The team oriented intranet : innebär att man kan sitta i olika världsdelar och jobba ihop via intranätet.

4. The people focused intranet : är centrerat på personernas behov.

5. The real-time intranet : samarbete på intranätet här och nu, med kollegan i rummet bredvid.

Allt detta (1-5) blir ”det uppgiftsbaserade intranätet”. För att skapa ett sådant behövs sociala komponenter som på ett effektivt sätt förmedlar information och annat.

Därefter pratade en man från Circuit som jag tyvärr inte noterade namnet på. Han hade en mer praktisk infallsvinkel.

Man måste utgå ifrån både de specifika och de gemensamma behov som människor i organisationen har, vilka kan variera väldigt mycket. Man ska inte ”smeta på sociala grejer på det gamla intranätet”, utan istället utgå från en social kärna där man kopplar ihop människor och där de kan bidra med kunskap. Några förslag i ”bygg- med-lego”-idén är:

  • Använd bildgalleri. Att se en bild på den man kommunicerar med ger mycket.
  • Ha kommunikationsverktyg. Verktyg som är relevanta för en viss person ska synas.
  • Ha externa länkar, länkarkiv, på intranätet. Bokmärken ska kunna sparas på intranätet.
  • Lägg in en bloggfunktion eller annat verktyg för kunskapsdelning.
  • Samverka. Det är speciellt viktigt om man sitter spridda.
  • Dokumentarkiv måste finnas. Alla ska kunna ladda upp på ett enkelt sätt.
  • Omvärlden. Att ha en komponent som kan ta in t ex Wikipedia.
  • Kalender.
  • Företagsspecifik information som policies och reseinformation.

Dessutom kan man ha videogalleri, expertfunktionalitet (kanske tagga upp vad man är bäst på, t ex bibliometri, så att kollegor snabbt kan hitta vilka personer en fråga ska hänvisas till), tävlingar, förslagslåda, analysverktyg, omvärldsbevakning. Efter att behovsinventeringen är gjord, tar man legobitarna och bygger intranätet av de komponenter man valt. Less is more, så börja i liten skala, lyssna, lägg till och förändra.

Beträffande navigeringen, rekommenderades toppnavigering. Där läggs det som många har behov av att nå direkt, t ex filarkiv. Man kan gärna ha ett filter i form av avdelningsnamn, etiketter/taggar eller kategorier. Att lägga till ett personligt filter ska vara något man gör själv. Viktig information ska dock ligga så att alla tvingas se den.

Vad engagerar på intranätet? Hur får man personalen till att gå in där varje dag? Det varierar väl från arbetsplats till arbetsplats, men det kan exempelvis vara bilder som kan taggats, förlagslådefunktion, diskussionforum, personalfrågor, utvecklingsfrågor Eller kanske Dagens lunch? 🙂

Facebook-grupper kan vara ett utmärkt verktyg för att samarbeta och utbyta idéer. Den slutna gruppen Library related people (som alla kan gå med i) är ett bra exempel. Här kan medlemmarna diskutera biblioteksfrågor över gränserna, dela dokument, bilder och länkar:

Skärmavbild-2010-12-20-kl.-17.22.59

/Linnéa

Inga fler inlägg.