Journeys of a FOLIO early implementer

20190516_141514.jpg

I remember when, a wide-eyed young cataloger (this was about three years ago), I was asked by my colleagues Siska and Marie – then in the process of capturing the staff’s thoughts on our current library systems – to list things I wished it were possible to do in our ILS Sierra. In response to many of the things I pointed out, I was informed that the functionality I requested actually exists – we just don’t use it. One of the main lessons I took away from that experience was the importance of articulating my assumptions and ideas, so that others can challenge, confirm or make them better.

The past months have provided plenty of opportunity for me to do just that. From a three day working meeting in Amherst with our fellow EBSCO beta partners, via the annual meeting of the EBSCO Systems Nordic User Group which Chalmers had the pleasure of hosting in early April, to the German FOLIO days in Bremen.  April also saw the birth of the FOLIO Implementers interest group, which meets virtually every week to discuss challenges of and strategies for implementing FOLIO.

Common to all of these meetings is that they provide the opportunity to share experiences and ideas, inspiring you to think beyond your own horizons, and to develop and sustain that invaluable network of people – with names and faces – that you know you can get in touch with when you need help, advice, or someone to bounce ideas with. Keep reading to learn more about how we experienced this at the EBSCO beta meeting and at the German FOLIO Days.

Meeting the EBSCO betas in Amherst, MA

In late March, my colleague Lari and I spent three productive days getting to know and working together with colleagues from the libraries at University of Alabama and the Five Colleges in Amherst. Like Chalmers, these libraries are implementing FOLIO as EBSCO beta partners, with hosting, implementation and support services from EBSCO. Hosted by the 5 Colleges and organized by EBSCO’s team of implementation consultants, the meeting included many interesting discussions and quite a bit of hands-on work.

One day of the meeting was spent going through each library’s existing feature prioritizations in small groups (e.g. resource access, ERM). The slightly daunting task of expressing your library’s requirements by ranking features (needed to go live, needed later, not needed) in FOLIO’s issue tracking system JIRA is something every early FOLIO implementer has, or will very soon, come into contact with. It’s one of our primary tools for helping the project decide which features need to be developed first.

At Chalmers, planning to go live in 2019, we have already reviewed our rankings several times to make sure they properly reflect our actual needs. Still, discussing them in new constellations can give new insights: it forces you to go back and explain, maybe reexamine, those assumptions and familiar habits that underlie your decisions. Which features do we really need to provide good service to our patrons, which ones to recreate the workflows we have in our current ILS:s, and which ones because we simply haven’t thought of other possible (good) solutions that exist? And which are those features that will make us think of FOLIO as a really good system? These are excellent questions to discuss with fellow implementers.

At the end of that day, we could all be very proud that, defying belief, we had actually made it through all the features and refined our prioritization of them.

Amherst1-1

Feature prioritization in action. (Photo by Theodor Tolstoy)

Among the many interesting implementation topics we touched upon during these three days, I found it particularly valuable share the other betas’ experiences with and ideas regarding how and when to talk about FOLIO with the general staff. When is it fun and exciting, and when unnecessarily unsettling, to see a system in development? How do we best leverage curiosity and deal with legitimate concerns? How does training to prepare for go-live differ from training to keep up to date and to foster an atmosphere of engagement and continued learning?

I found it very inspiring to hear about the communication activities at Five Colleges, which include a monthly FOLIO newsletter and open events where staff watch and discuss the FOLIO Forum webinars together. Their view has been that, when given the ability to stay informed and take part in the conversation, staff members can turn their concerns and ideas into involvement in the project.

At Chalmers, we have for the past months at several occasions invited library staff to come and, in a very informal and exploratory setting, try out some basic workflows in FOLIO. We’ve done this in small groups, through open invitations, and with at least two implementation team members present. The idea with these workshops is to give staff a chance to familiarize themselves with the system, while giving us great feedback on functionality and UI that we’re able to relay to the community. Seeing our colleagues test FOLIO with fresh eyes really has been inspiring and energizing as well as informative.

German FOLIO Days in Bremen

bremen1

A captive audience at the German FOLIO Days.

In mid-April my colleague Marie and I went to Bremen for the German FOLIO Days, which we saw as a chance to get to know European members of the FOLIO community. It was great to see and speak to so many librarians and service providers from all over Germany, and some visitors from other countries, all curious about FOLIO. For Chalmers it is crucial to have a strong footing in the European community. We know that there are issue and interests particular to the European context, like the GDPR and localization and internationalization, that are vital both to us as European institutions and for FOLIO to be a project with a truly international identity and viability in the European market.

The German FOLIO Days programme included demos from several product owners, including fresh looks at acquisitions, MARC cataloging and electronic resource management. The German FOLIO community has played and continues to play a crucial role in the development of FOLIO’s electronic resource management functionality, and the first German implementers, among them the University of Bremen, are planning to start managing their electronic resources in FOLIO this fall. While Chalmers has been using different ERM systems for quite a while, Bremen are taking the leap straight from Excel sheets and e-mails to FOLIO’s integrated resource management modules. We look forward to sharing this journey with them, and with all our fellow FOLIO implementers.

Since neither Marie nor I speak German, we had an interesting time using online translation tools, the advantage of having a Germanic first language, and kind help from fellow conference participants to keep up with presentations and workshops in German. Finding the right balance between a common language and the language that attendants are most comfortable is a tough challenge – but it’s one that I’m actually happy to see us faced with, since it means that the community really is international. It might also have been partly thanks to this creative confusion of languages, paired with the openness of the people present, that I found myself feeling oddly comfortable in a workshop in German on loading user data into FOLIO using bash – another language I’m not quite fluent in yet.

personalworkshop

Chalmers staff testing FOLIO.

As you discuss workflows with fellow FOLIO implementers at the top of the (very high) W.E. Dubois library in Amherst, as you write to a fellow systems librarian to ask how they would tackle a certain issue, as you watch your colleague check out a book in FOLIO for the first time, something falls into place. It’s in these encounters, between people and between software and people, that all that hard work we put in – across time zones and countries and professions – gets a chance to try its wings and embark on its (initially bumpy) flight.

Working with FOLIO, at this moment in time, you get to experience these encounters of people and software and organizations and ideas in abundance. In the coming month I look forward to trying out the latest release of FOLIO in the Q 2.1 release bugfest, to delving further into data migration, and to talking FOLIO with international colleagues at the FOLIO working meeting in Washington DC and at ALA.

/Lisa Sjögren

Curious about FOLIO?

Chalmers Library is planning to migrate to a brand new, actually not yet existing, library services platform called FOLIO. Partnering with EBSCO, we will be the earliest adopter, going live with the first version in 2019. Here I will try to outline the foundations of FOLIO, no previous knowledge required.

A new library system built from scratch

Photo of thinking woman with FOLIO pen behind the ear.
We want a potent library system that meets our requirements today and can adapt to future needs.

The philosophy behind FOLIO is to build what libraries need, with a modern and flexible infrastructure and a well-thought-out design for a good user experience. Well, of course, that is what every library system company would say, but in this case librarians are involved from start to end. And there is no company who owns the system.

One basic idea is the concept of ”apps”, i.e. pieces of functionality. None of these apps should be too large and each could easily be replaced by another app if needed. The technique behind this is called micro services and the intention is that selected apps will serve as one system.

FOLIO will be handling both print and electronic resources and related library tasks. In the core setup, there will be apps for knowledgebase(s) including link resolver activation, licenses and other workflows for e-resources, as well as metadata management and circulation of print books.

Screenshot of FOLIO apps

Later on, anyone who wishes can extend their installation of FOLIO with additional functionality or replace parts of the system with apps they would rather use. For example, a consortium may prefer a more extensive app to handle finances than a small library who prefers simplicity. Or you may feel the need to build an app to integrate with your home grown inter library loan system or institutional repository.

The user interface is a for librarians only. There will be no OPAC among the core apps, instead the user has to find the material in a discovery system who will call FOLIO to display loan status, make requests etc. EBSCO discovery system (EDS) as well as some open source discovery systems are currently working with FOLIO integration.


Who is developing FOLIO?

FOLIO is an acronym for The Future of Libraries is Open. It may sound a bit fishy, but the basic idea is that the source code is open for anyone to use and to build upon. Also, anyone can install FOLIO locally, free of charge.

FOLIO is being developed as a collaboration within the non-profit open source promoting organization Open Library Foundation (OLF). In OLF, The Open Library Environment (OLE) coordinates the work together with EBSCO information services, the Danish software development company Index Data and several other teams.

Computer screen showing web meeting text
Librarians work together with product owners at online meetings. There are Special Interest Groups (SIGs) for metadata management, accessibility, reporting, and many more.

As a community driven project, engaged librarians are working in together with product owners to determine which functionality the apps should encompass, how the workflows should behave and to test the user experience. The work is completely transparent and anyone can join.

However, the tempo would not be this high without the involvement of commercial companies who are investing heavily with dedicated teams of developers. EBSCO, ByWater, SirsiDynix, Index Data and others are planning to sell hosted environments and support services as well as endeavouring to integrate with existing library systems components. To make FOLIO a success is of course vital for these companies.

Further on, the idea is that a flora of libraries and companies will make and offer new apps with extended functionality. It’s up to the developer to decide weather the app should be free of charge or not.

Is any library using FOLIO?

No, not yet. But Chalmers Library is intending to go live with FOLIO as the very first library, soon, really soon.

So why on earth are we planning to leave established library systems to embark on this project? Well, that’s another blog post…

Want to learn more?

Folio.org – the starting point.

The FOLIO wiki – The node for the special interest groups and, well, essentially everything. For example, have a look at some app ideas or The Codex vision which is currently being discussed within the community. Go to the bottom of the page to learn how to join a SIG.

FOLIO UX – demos of the design work and vision.

FOLIO demo site – the latest stable version. Login with diku_admin / admin

At Open Library Forum on You Tube you will find several presentations. For example, this recent roadmap update which also covers the basics about FOLIO and shows how features are prioritized.

Previous blog posts about FOLIO

/Marie Widigson & the FOLIO team at Chalmers

#1. Front2014 – Uppstart

Den 14:e december träffades företrädare för 17 bibliotek på Chalmers. Syftet med mötet var att diskutera hur man skall arbeta tillsammans för att undersöka, värdera och jämföra erfarenheter och behov av framtidens bibliotekssystem.

Deltagare

  • Chalmers
  • Göteborgs universitet
  • Högskolan i Borås
  • Högskolan i Jönköping
  • Högskolan Väst
  • Karolinska institutet
  • Linköpings universitet
  • Linnéuniversitetet
  • Luleå tekniska universitet
  • Malmö högskola
  • Mittuniversitetet
  • Mälardalens högskola
  • Patent– och registreringsverket
  • Stockholms universitet
  • Umeå universitet
  • Uppsala universitet
  • Örebro universitet

Upprinnelsen till mötet är att det i Chalmers bibliotek prioriterade verksamhetsutveckling för åren 2011 – 2015 ingår att effektivisera tillgängliggörande av informationsresurser och bibliotekstjänster. Som ett led i det har biblioteket uppgett ett behov av att förbereda för upphandling, förskaffande och implementering av ett nytt integrerat tjänstebaserat bibliotekssystem under åren 2014 – 2015. Inför detta måste vi se över systemsamarbeten på flera nivåer och vilka tjänsteleverantörer, respektive lokala tjänster som passar oss.
front2014Flera av de ledande biblioteksdatasystemleverantörerna arbetar med att utveckla nästa generation av dagens integrerade modulära biblioteksdatasystem. Gemensamt för majoriteten av dem verkar vara nyttjande av en öppnare tjänstebaserad systemarkitektur och hostade driftslösningar. Flera av dem bygger på kollaborativt nyttjande av centralt data och syftar till att sänka total cost of ownership genom att föra samman administration från flera av dagens bibliotekssystem till ett gemensamt. Detta kommer även påverka de lokala arbetsflödena då fokus för systemen verkar skjutas från hantering av tryckta resurser till elektroniska.

Chalmers bibliotek har ett behov av att kartlägga och förstå nuvarande arbetsflöden/bibliotekssystem för att kunna ta ställning till marknadens olika aktörer och deras tjänster. Om inte så kommer det bli mycket svårt att veta vilken typ av tjänster och system det är vi planerar att införskaffa 2014 – 2015.

För att kunna jämföra Chalmers situation har vi bjudit in andra bibliotek att medverka i projektet och utifrån sina förutsättningar genomgå samma process. Tanken är att vi genom att jämföra våra tankar och praktik skall vara säkrare på att vi fattar rätt beslut om hur vi går vidare med våra system och tjänstekomponenter.

På mötet den 14:e december berättade varje bibliotek om sin situation och aktuella tankar kring sin systemstrategi. Varje deltagare var även ombedd att ta fram 5 problem/utmaningar som de förhåller sig till när det gäller systemlandskapet 2014.

T ex:

  • Vilka är de största utmaningarna för er när det gäller er systeminfrastruktur?
  • Belys ditt bibliotek i en systeminfrastruktur (utan att lista era system)
  • Blixtberätta hur ni arbetar med systemstrategi idag?

Utifrån ovanstående arbetade biblioteken tillsammans kring metoder och aktuella frågeställningar. Nästa steg i projektet blir att bjuda in LIBRIS att vara med vid kommande träffar och till lokala arbetsgrupper som arbetar med att reda ut, beskriva och värdera sina nuvarande system och framtida behov.

I slutet av mars kommer nästa steg av projektet att avrapporteras via en webbkonferens där varje bibliotek skall presentera resultat av en lokal målbildsworkshop och en lokal ramverks/tjänstelandskapsworkshop.

screen-capture-12

Praktikvecka på Chalmers bibliotek

Anna Johansson går sitt andra år på B & I- utbildningen vid Linnéuniversitetet i Växjö och hade sin verksamhetsförlagda utbildning (praktik) på Chalmers bibliotek under v. 42.

Under denna praktikvecka har jag studerat bibliotekets webbresurser. Mestadels var jag på avdelningen för Informationsresurser och Tillgängliggörande, men fick även chansen att vara på avdelningen för Publiceringsservice och Bibliometri och se deras funktioner och arbetsuppgifter.

Jag fick introduktion till bibliotekssystemet, hur fjärrlåneverksamheten går till, vilka sociala medier som används, fått en liten inblick i vilka databaser som biblioteket erbjuder och hur bibliotekskatalogen fungerar. När jag var på Publicerings- serice och Bibliometri fick jag prova på att registrera artiklar i CPL. Jag upptäckte att det var många saker som man ska hålla reda på och många steg att gå igenom för registreringen, men jag tyckte att det var roligt och intressant. Publicering och Open Access blir alltmer aktuellt och det är troligt att jag kommer få arbeta med dessa saker på något sätt i framtiden och det är en fördel att jag har fått prova på det eftersom databaserna ser ungefär likadana ut i grunden och har i stort sett samma principer för hur man jobbar med dem.

Sista dagen på praktikveckan var jag på ett användargruppsmöte om Summon på  Högskolan i Borås. Tidigare i veckan hade jag fått lite insikt om Summon så mötet var inte helt oförståeligt för min del. Jag fick ta del av hur lärosätena som medverkade hade implementerat och lanserat Summon och vilka framtidsplaner de hade och hur de vill att tjänsten ska utvecklas anpassad för användarna.

Sammanfattningsvis har denna praktikvecka på Chalmers bibliotek varit mycket intressant och lärorik. Jag har blivit mycket bra bemött av alla som jag träffat och arbetat tillsammans med. Jag har fått en väldigt bra inblick i de olika funktionerna på de två avdelningar jag var på. Jag fick introduktioner till avdelningarnas arbetsuppgifter och fick arbeta lite praktiskt genom att regsistrera artiklar i CPL och vara med i informations- disken. Jag är mycket nöjd med min vecka här och jag kommer ta med mig dessa kunskaper på framtida arbeten.

/Anna Johansson

 

 

Front 2014 – målbild för bibliotekssystemen

I måndags arrangerade arbetsgruppen Gemensam teknisk infrastruktur inom SUHF Forum för bibliotekschefer ett seminarium på temat ”Strategier för biblioteksdatasystemens framtid”. Målet med seminariet var att orientera bibliotekscheferna kring möjliga strategier för bibliotekssystemens framtid och följde upp förra årets seminarium som fokuserade på Discoverytjänster.
Så här stod det bl a i inbjudan:

Bibliotekssystemet är numera en del av det totala tjänsteutbudet och behovet av helhetslösningar som denna typ av system utgör har förändrats. Biblioteken har kostnader för ett system som inte alltid utnyttjas fullt ut. E-resursernas dominans i budgeten jämfört med de tryckta resurserna, förändrar också behoven, samtidigt som det under överskådlig tid finns behov av att så effektivt som möjligt ta hand om det tryckta materialet, för lånehantering, fjärrlån och förvärv.

Frågeställningar som berörs är:
• Hur ser situationen ut vad gäller bibliotekssystemen på lärosätena?
• Vilka alternativa lösningar finns för framtida bibliotekssystem och vilka blir konsekvenserna?
• Vad innebär nästa generations bibliotekssystem?
• Vad kan vi förvänta oss av KB/Libris?
• Hur skapa samarbetsformer för största möjliga synergieffekt?
Målgrupper är bibliotekschefer och systembibliotekarier.

Chalmers bibliotek var representerat av dess chef, Annika Sverrung och Emma Gustavsson, systembibliotekarie. Som en av föreläsarna på programmet deltog Kristin Olofsson, relativt ny bibliotekarie på Chalmers, då hon tillsammans med Jonas Barck från Linnéuniversitetet pratade om förväntningar på samarbete och system som uttryckts i en enkät till landets bibliotekschefer och systembibliotekarier.

Daniel Forsman, avdelningschef Informationsresurser och tillgängliggörande, deltog i seminariet som arrangör men även med en programpunkt där Chalmers redogjorde och bjöd in till ett projekt med syfte att kartlägga, värdera och formulera tänkbara scenarion för hur vår systeminfrastruktur skall se ut 2014.

Det finns många saker som vi måste ta ställning till i vår nuvarande systeminfrastruktur. Dels är det de kommande uppgraderingarna av våra nuvarande system till moln-webb-baserade tjänster från våra traditionella leverantörer men även hur vi skall förhålla oss till mängden system och vilka som behöver fungera bra tillsammans. För att försöka bringa någon slags klarhet i hur vi skall göra 2014 så påbörjar vi nu ett projekt där vi skall undersöka och ta reda på hur vi vill ha det. Det är en förutsättningslös process och vi vill gärna jämföra oss med andra biblioteks situation. Så om ni på ert bibliotek är intresserade av att arbeta tillsammans med oss på Chalmers och fundera över hur vi skall förhålla oss till framtidens ILS, ERM, Länkserver, Institutionellt arkiv, proxy tjänster, digitalisering, mediaförsörjning, Discovery m.m så hör av er innan den 15 november till Daniel Forsman.

/Daniel

Mobil förhandsvisning – Summon – en ny söktjänst för Chalmers biblioteksanvändare

Hösten 2010 tecknade Chalmers bibliotek en överenskommelse om att bli svensk utvecklingspartner för söktjänsten Summon. Vi planerar nu för fullt Beta-lanseringen av denna inom kort och du kommer säkerligen att få läsa mer om Summon i den här bloggen.

Summon täcker in ungefär 90% av bibliotekets bestånd av tryckt och elektroniskt material. Via Summon hittar du allt som finns i Chans, CPL och större delen av våra elektroniska tidskrifter. I skrivande stund har vi definierat ett bestånd i Summon som uppgår till 144,809,130 poster. Om det inte räcker så kan du expandera din sökning utanför bibliotekets bestånd och söka bland 497,265,899 poster. Via SFX – länkserver – leds du sedan till den källa där materialet finns. Om det finns i fulltext kan du se det med en gång. Om vi inte har tillgång till det du funnit i fulltext kan du enkelt göra en fjärrlånebeställning. Via smarta funktioner för avgränsning kan du filtrera bort sökresultat och gå från en stor mängd träffar till en mindre mängd.

Vi har stora förväntningar på Summon och håller nu på att testa för fullt innan lansering. Summon kommer även med ett mobilt gränssnitt och via bibliotekets app för smartphones (iPhone & Android) kan du redan nu förhandstesta Summon.

Bibliotekets app ger dig mer än bara söktjänsterna Summon och Chans. Här kan du även se dagens öppettider, följa oss på Twitter och Facebook, se nyförvärv och upptäcka en värld av bibliotekets resurser/tips.

Du laddar ned appen genom att besöka följande länk med din telefon: http://wbxapp.com/chalmerslibrary eller så kan du scanna den här QR-koden:

Om du testar mobila versionen av Summon glöm inte att berätta vad du tycker!

Vi återkommer när det blir dags för Beta-lanseringen av Summons ordinarie webbgränssnitt! Det kommer inte dröja länge.

/Daniel

Inga fler inlägg.