Under hösten och vintern har Chalmers bibliotek jobbat med att ta fram en beställning på nytt intranät i Sharepoint 2010. Beställningen ligger nu hos våra IT-utvecklare, som sedan några veckor jobbar med den enligt scrum-metoden. Scrum har blivit en populär metod för systemutveckling som i korthet innebär att man jobbar mycket fokuserat på en sak i taget enligt en modell. Se en introduktionsfilm om SCRUM.

Intervjuer med femton kollegor om vad och hur de använde intranätet i sina olika roller (grupp, enskilt, på avdelningen, i infodisken) visade att:

• Intranätet behövde vara mer lättåtkomligt (inloggningen).
• Man ville kunna dela dokument och önskade att allt skulle vara öppet för alla medarbetare.
• Det fanns en önskan om att samla alla relevanta dokument som idag ligger på spridda lagringsplatser (städa!).
• Dokumentens aktualitet var viktig (gamla orelevanta saker skulle kunna rensar bort på enkelt sätt).
• Det fanns en önskan att dela med sig av omvärldsbevakning.
• Man ville kunna samarbeta som i Google docs.
• En tydligare struktur var viktig.
• Kalender med viktiga händelser, t ex studiebesök på biblioteket och kommande konferenser efterlystes.
• Man ville gärna ha en intern mikroblogg som Yammer (hade testats i några månader).

När loggfilerna hade studerats körde vi igång med intervjuer i små grupper om två eller tre personer. Det var bra att göra ett par provintervju först.

• Intervjuerna spelades in och lades på soundcloud för tillgång i mobilen.
• Behov och citat antecknades på post-it lappar som vi sedan kunde gruppera och para ihop. Ex. på behov var frågor om aktualitet, arkiv, sökfunktion, åtkomst. Det var utifrån behoven som user stories senare formulerades: ”När jag står i infodisken vill jag kunna göra bla bla för att bla bla.”

Förutom Soundcloud och post-it lappar, använde vi som verktyg whiteboard (bra i visa situationer), smartboard (bara krångligt), excel (jättebra! Vi körde google docs och redigerade samtidigt som vi pratade) och till slut en old fashioned anslagstavla med filt där post-it lapparna kunde flyttas om (bäst!). När behoven var kartlagda och vissa av dem bortprioriterade listade vi (i excel) i ett första utkast vilka funktioner som respektive ”behov” skulle innehålla och vilket arbete det skulle medföra:

Nästa steg blev att göra en övergripande struktur.

Utifrån den övergripande strukturen fick vi fram följande skiss som sen presenterades för personalen. Alla funktioner och projekt ska ha en egen sida under ”Rutiner” (rubriken kommer att ändras) för samarbete. Dagens lunch är tänkt att vara det som lockar till besök för de idag icke-frekventa intranätsanvändarna. Via ett flöde från Friendfeed ska bibliotekets kanaler i sociala medier synas på startsidan. Vi tror att det skapar större intresse och vilja till engagemang om alla ser flödet och kanske pratar med varandra om det; att man hittar mervärden.

Nästa steg blev att skriva ihop en beställning till IT-utvecklarna. Den såg ut ungefär så här:

Det landade i handskrivna user stories på kort som var enkla att flytta om när prioriteringsordningen skulle göras:

Ex på en user story:

”När jag som chalmersanställd är inloggad (definiering av roll) i Chalmers Active Directory ska jag automatiskt bli inloggad (funktion som ska skapas) på intranätet så jag slipper logga in flera gånger (varför man vill ha funktionen).”

User storyn bryts sen ner i deluppgifter, eller saker som ska fixas för att få till funktionen, och fördelas därefter i arbetsgruppen. Deluppgifterna poängsätts utifrån hur viktiga de är och tidsuppskattas.

Bilder kommer så klart att publiceras här på bloggen när det är klart!

/Linnéa