Vägledd botanisering bland databaser

Vi har byggt ett nytt databassök och tänkte dela med oss av våra erfarenheter och tankar. Välkommen att testa det nya databassöket (beta) det nya databassöket (live 20150922).


Lars och Lari sprintplanerarVarför ett nytt databassök?

Vi gjorde användarintervjuer under våren med masterstudenter och doktorander. Gemensamt var att de inte använt sökverktyget och att de önskade att de hade träffat på det tidigare. Databaser var ju bra resurser att söka information i!

Vårt allra tydligaste och viktigaste resultat var att våra användare vill ha mer och tydligare hjälp att välja! När sökningen är gjord och man sitter där med sin träfflista, vad gör man då? En del försökte läsa beskrivningar men blev inte så mycket klokare av det. Alla (!) efterfrågade någon slags indikator om vilken som var ”störst” eller ”bäst”. När det inte fanns tenderade de att välja välbekanta databaser, eller ingen alls. Ett exempel var en användare som var ute efter en tidskriftsartikel, klickade på sitt ämne och fick fram en lång träfflista. Där gick hen vidare till den tidigare använda e-boksplattformen Books24x7, väl medveten om att den endast innehåller böcker.

När testerna gjordes hade vi en mängd ämnesövergripande databaser som var uppmärkta med ”Multidisciplinary”, vilket låg som ett av många ämnen att klicka på. Våra farhågor om att det var ett svårförstått begrepp och ointressant att välja, besannades. Alla ville välja sitt eget ämnesområde. Såklart. Helst så smalt avgränsat som möjligt. Vi kunde dock se att de ”smala” ämnesorden, som härrör från Libris bibliografiska post, ställde till det. När användaren klickade på ett sådant missade de en hel del relevanta databaser eftersom alla inte tilldelats just detta ämnesord. T.ex leddes de att tro att det bara fanns enstaka databaser som innehöll ämnet ”Biotechnology” när det i själva verket var många. Särskilt missades de breda databaserna, det går ju inte att sätta hela världens alla ämnesord på t.ex Web of Science…

För att bilda sig en uppfattning om databasen ville de ha en kort, koncis och neutral beskrivning, helst där det framgår vilka ämnen som den omfattar och vilken typ av material som finns där. I dagens databassök måste man klicka på en flik för att se vilken typ av innehåll databasen har. Det borde framgå tydligare, tyckte våra testpersoner.

Våra tips om inloggningar och annan nyttig information, som vi lagt under under en flik,  var det ingen som såg. Vi noterade även motsägelsen att våra testpersoner tyckte att ämnesingången var viktigast, medan statistiken visar att A-Ö används mest.

Med det nya databassöket vill vi fokusera på:

  • Hjälp att snabbt hitta ”det bästa”, för de som inte vet var de ska börja
  • Ett mer lättanvänt gränssnitt
  • Att tydligare visa databasernas typ av innehåll
  • Att kunna kombinera ämnen, typer och fritt tillgängliga databaser
  • Att synliggöra breda databaser utan att ”skräpa ner” träfflistan
  • Relevant ordning av träfflistan
  • Att ge kontextuell information om olika innehållstyper
  • Att ge användarna rätt länk till våra databaser när de söker upp dem via Google och andra sökmotorer

Dataflöde från LibrisVårt nuvarande databassök

Det nuvarande databassöket kom till strax efter att vi lanserade en ny bibliotekswebb våren 2013. Vi ville kunna söka databaser via den vanliga sökrutan, både som en egen tjänst och genom discoveryverktyget. Vi ville administrera posterna på ett ställe (i Libris), och återvinna dem i databassöket, discoveryverktyget (Summon), bibliotekskatalogen (Chans), och som permanenta länkar i ämnesguider (LibGuides), på andra webbsidor och i Summons rekommenderade länkar (sk. Best bets). För att göra detta valde vi att katalogisera i Libris med fokus på beståndspostena, och använda dess API.

Om arbetet med det nuvarande databassöket kan du läsa i en artikel vi skrev till Charlestonkonferensen 2014, i samband med en poster-presentation. Trots att detta innebär vissa begränsningar och är lite krångligare att katalogisera, har vi valt att behålla detta flöde eftersom vinsterna med poståteranvändning är många. All viktig info, förutom titeluppgifter, finns i beståndsposten eftersom vi kan ha full kontroll över den.

Vad är en databas, och vilka skall man ta med?

Vad menar vi med databas? Det har vi nog inte riktigt klart för oss fortfarande, har ingen exakt princip eller definition. Man skulle kunna säga att listan har kommit att bestå av olika e-resurser som varken är böcker eller tidskrifter, men inte heller det stämmer riktigt. Antagligen känner många bibliotekarier igen sig i detta. Det är också lätt hänt att fria resurser som är ”bra att ha” blir liggande i listan, men sådana kan med tid bli inaktuella eller mindre användbara.

Bibliografiska databaser känns självklart att ta med. Databaser över patent och standarder är med. Bild-databaser, affärsdatabaser, juridisk information, statistik, kartor… Vi har diskuterat encyklopedier och handböcker en del. Dessa är ju ”egentligen” böcker och finns att hitta i Summon. Samtidigt finns det några riktigt viktiga och stora som vi inte vill att användarna skall missa, så dem har vi tagit med. Det blir naturligtvis subjektivt.

Vi vill gärna visa fram OA-resurser, och vi har därför med många preprint-arkiv, men där är utmaningen att selektera och försöka undvika alltför mycket överlappning.

Typer, ämne och ordningen i träfflistan

Benämningar för olika typer av databaser har vi brottats en del med. Termerna måste säga någonting för slutanvändaren. Vi har utgått från innehåll, vad för typ av material man kan hitta i databasen, snarare än vilken typ av databas det är. Vi säger ”Articles”, inte ”Bibliografic database”. Vi hoppas detta är lättare att förstå. Ett undantag som vi inte vet hur vi skall hantera är ”Publishers”. Detta är ju ingen typ av material. Vi sätter denna typ på förlagsportaler, som vi har med i listan för att visa användarna var man kan teckna upp sig för alerts.

Vi har förkastat och lagt till typer allt eftersom. En vi gjort oss av med är ”Facts”. Den använde vi för databaser där man kunde hitta just… fakta…snarare än forskning. Vi slängde in smått och gott där, sinsemellan helt olika databaser, och det blev en konstig blandning i träfflistan. En tumregel kan vara att om man absolut inte kan förklara vad man menar med en benämning, så skall kan man nog inte använda den.

Vi har använt breda ämnesområden, delvis återspeglande Chalmers forskningsfält. Eftersom mängden databaser är relativt liten, och många av databaserna är breda så kan vi inte ha en finfördelad ämnesindelning. Vi skulle i så fall bli tvungna att sätta massor av ämnesord på flertalet databaser, och det blir lite poänglöst. I många fall har vi slagit ihop flera områden till ett.

Ämnesorden från Libris bibliografiska poster syns inte längre i det nya databassöket eftersom har visat sig vara mer till förvirring än till nytta. Vi har inte heller tid att ge alla databaser alla ämnesor de borde ha. Däremot finns fortfarande med i sökindexet.

Vi har hela tiden brottats med dilemmat om hur vi ska tilldela ämnen och haft många och långa diskussioner om det i utvecklingsgruppen. Ska alla som innehåller något som helst material inom ämnet, märkas med det? Eller ska det visa att det är en databas som är vettig att söka information inom ämnet? T.ex en generell ordbok, ska den få alla ämnen? Eller inget? Ska Statistiska Centralbyrån komma med i alla sökningar på ett ämne? Eller bara om man väljer typen statistik? Vi har tagit bort benämningen Multidisciplinary som vi tidigare använde för databaser som innhåller många ämnen, men valt att fortsätta med tanken att inte sätta ämnen på ”ämnesospecifika” databaser som t.ex ordböcker. På så sätt tänker vi att ämnessökningar inte skräpas ner av allför många databaser som inte är direkt ämnesrelevanta. Samtidigt leds kanske en person som väljer t.ex Mathematics att tro, att det inte finns några ordböcker inom ämnet, andra än Brittanica och NE som visas pga av att de fått ämne inom typen uppslagsverk. Vi är fortfarande inte helt i hamn här.

De definitioner som vi nu använder är att databasen för en Chalmersanvändare ska vara:

  • Relevant för att söka information inom ett visst ämne. (Om den inte är det tilldelas den inget ämne.)
  • Relevant för att söka material av en viss innehållstyp. (Alla ska ha minst en innehållstyp.)

Vi har haft en del huvudbry under utvecklingsarbetet med att få ihop en bra lösning för ordningen i träfflistan, nu när vi skall ge möjlighet att kombinera ämne och typ. Det bottnar i att vi velat åstadkomma olika saker samtidigt, dels måste ju användaren få styra själv över träfflistan genom sina val, men dels vill vi ju lyfta fram ”de bästa”. Som det såg ut blev inte alla kombinationer bra, ”fel” databaser lyftes fram och andra riskerades att inte hittas.

Särskilt innehållstypen ”Patent” gav upphov till långa diskussioner. De hörde till de databaser som från början inte hade något ämne alls. Om då ändå användaren skulle kombinera ett ämne med ”Patent” så skulle inte de databaser som verkligen är bra på patent komma högt i träfflistan. Istället skulle någon annan databas som främst innehåller annat material, men även innehåller patent, komma högre. En lösning vi tänkte var att omöjliggöra kombination av vissa typer med ämne, men när vi vred och vände på det så blev det annat som inte var bra. Vi har micklat med speciallösningar, ha olika logik för olika typer, att låta de generella databaserna alltid följa med oavsett vilket ämne man valt, osv.

TräfflistaRekommenderade databaser – en hjärtesak

Vi har valt ut ”de bästa” databaserna inom varje typ och ämne, dvs de som är bra att börja söka information i, för såväl grundstudenter som forskare. Vi rekommenderar cirka tre till fem databaser inom varje ämne och typ. Vissa databaser, som Scopus och Web of Science, har fått massor av rekommendationer pga av att vi vill framhålla dem inom alla ämnen.

Vi har använt ikoner i form av hjärtan i två olika färger, samma som för de utskrivna ämnena och typerna i träfflistan. Vissa farhågor finns att de skall uppfattas som favoriter som man själv kan lägga till, eller något ”socialt”, att många har ”gillat” dessa databaser. Men vi är väldigt förtjusta i våra hjärtan så nu testar vi det!

Tekniskt sett är träfflistans ranking logisk och objektiv: Först visas de med rekommendationer på både ämne och typ, sedan de med rekommendation inom typ, sedan rekommendationer inom ämne och sist de som inte är rekommenderade.

I själva verket är databassöket och ordningen av träfflistan subjektiv från början till slut, det är lika bra att erkänna det. För det första väljer vi vilka databaser vi ska ta med över huvud taget. För det andra väljer vi vilka som ska tilldelas särskilda ämnen och typer av innehåll (det finns alltid gränsfall) vilket styr om de ska komma med vid filtreringar eller inte. För det tredje väljer vi vilka som ska få rekommendationer. Dessutom tipsar vi om några utvalda, i hjälptexten vid filterrutan, för de som inte alls vet var de ska börja.

Beskrivande texter

Det är lätt att ta den enkla vägen och kopiera någon text från leverantörens egen beskrivning. Följden blir att stilen på beskrivningarna får olika karaktär mellan de olika databaserna, ingen rak linje. Leverantörens egen beskrivning är ofta ”säljande” och detta vill vi undvika. Det är också lätt att rabbla upp siffror, såsom ”databasen indexerar x antal tidskrifter” och så vidare. Detta kräver ständig uppdatering, och säger kanske inte så mycket för slutanvändaren, så vi har tagit bort allt sådant.

För träfflistan har vi försökt göra korta, neutrala texter som kompletterar ämne- och typindelningen. När man klickar sig vidare till nästa nivå (”Mer info”) har vi däremot tillåtit oss att skriva mer subjektivt och utförligt och t.ex ge tips om inloggningar när vi tycker att det behövs. Här kan vi även länka till t.ex tutorials. Här har vi också tänkt förklara varför vi har valt att rekommendera just denna databas. Vi använder beståndspostens 500-fält och har lagt in html där, trots att det ser lite tokigt ut i Libris detaljerade vy.

Mer info-sidanGooglingsbara Mer info-sidor om varje databas

Förutom utökade beskrivningar ligger här permanenta länkar direkt till databasen för den som vill bokmärka. Vi har gjort dessa i form av re-directlänkar, som hämtar urlen från katalagposten i vår primärkälla Libris. För en rekommenderad databas syns här exakt vilka ämnen och typer den är rekommenderad inom. Här ligger också en länk till användningsvillkor från electronic resource management systemet.

För att så många sökmotorer som möjligt ska hitta sidorna har vi skapat en skript-fri sida som de kan indexera. Varje Mer info-sida har sin egen URL. Vi hoppas att sökmotorerna ska känna igen en användare som ofta använder Chalmers så att när hen googlar på t.ex Scopus så ska hen hamna på vår Scopus-sida.

Mervärde med kontextuell information

Många användare är obekanta med de olika typerna av e-resurser. Vad menas med en artikel i ett akademiskt sammanhang? Hur hittar jag egentligen e-böcker, och går det beställa en titel om jag inte hittar? Vad är en standard, och kan jag få tag i fulltext? Det finns mycket vi vill tala om, inte för vår egen skull utan för att hjälpa användaren.

När ett filter är valt dyker det upp en möjlighet att läsa mer om just denna typ av innehåll eller det valda ämnet. För ämnen tipsar vi om relaterade ämnesguider (LibGuides) som därmed får ökad exponering. Det ska bli spännande att se om våra användare fäller ut den extra informationen.

Som en sommargåva lägger vi nu ut det nya databassöket som en beta, bakom det befintliga. Exakt vilka databaser som ska rekommenderas är inte spikat och det saknas en hel del utökade beskrivningar. Vi hoppas få in mycket synpunkter och ersätta det nuvarande databassöket så snart det känns moget. Men allra viktigast är nog, som kloka medarbetare påpekat, att se till att användarna hittar våra databaser. De är ju bra resurser att söka information i!

/Lars-Håkan Herbertsson & Marie Widigson

Scrum-teamet har bestått av systemutvecklare Lars Andersson, Lari Kovanen och ovan nämnda bibliotekarier

 

SCRUM

Cirka femton personer kom på SFIS väst och Chalmers biblioteks seminarium den 16 oktober 2012 för att lyssna på Peter Hansson och Rolf Johansson som berättade om hur de varit med och infört den agila metoden Scrum för IT-utvecklingen på Chalmers bibliotek 2010. Peter och Rolf gick igenom vad Scrum innebär och jämförde mycket med traditionell projekthantering och hur utvecklingsprojekt fungerat tidigare på deras arbetsplats. Alla fick också komma med och titta på deras särskilda sprintrum som de själva varit med och utformat för att kunna arbeta med Scrum.
scrumrum_fotoSofia

Något som utmärker sig inom Scrum är accepterandet av förändringar, korta leveranser, tät kommunikation, kontroll, transparens, respekt och samarbete. Peter och Rolf verkade mycket positiva till att införa Scrum.

Sofia Arvidsson från SFIS Västs styrelse tipsade därefter kort om boken ”Agil projektledning” (2011) av Tomas Gustavsson, som på många sätt visar att man kan använda agila metoder i olika typer av verksamheter och inte bara inom systemutveckling. Boken kan fungera som inspiration och praktisk vägledning för att den verksamhet eller det projekt som man ansvarar för ska blir mer effektiv, stressfri och flexibel.

Agil_bok_fotoAnki

 

 

scrumdånucthb_fotoSofia

Gästbloggare: Sofia Arvidsson, SND & SFIS Väst
Bilder: Sofia Arvidsson och Ann-Christin Karlén Gramming (Agil bok)

 

Jobbar på ny webbplats

Vi håller på för fullt att jobba fram en ny webbplats. Här är en liten film om arbetssättet och lite om tekniken. Framöver så räknar vi med att berätta mer om arbetet. Planen är att lansera den nya webbplatsen i januari/februari.

Bygga intranät

postit

Post-it time! av Ignacio Palomo Duarte (CC by)

 

Under hösten och vintern har Chalmers bibliotek jobbat med att ta fram en beställning på nytt intranät i Sharepoint 2010. Beställningen ligger nu hos våra IT-utvecklare, som sedan några veckor jobbar med den enligt scrum-metoden. Scrum har blivit en populär metod för systemutveckling som i korthet innebär att man jobbar mycket fokuserat på en sak i taget enligt en modell. Se en introduktionsfilm om SCRUM.

Intervjuer med femton kollegor om vad och hur de använde intranätet i sina olika roller (grupp, enskilt, på avdelningen, i infodisken) visade att:

  • Intranätet behövde vara mer lättåtkomligt (inloggningen).
  • Man ville kunna dela dokument och önskade att allt skulle vara öppet för alla medarbetare.
  • Det fanns en önskan om att samla alla relevanta dokument som idag ligger på spridda lagringsplatser (städa!).
  • Dokumentens aktualitet var viktig (gamla orelevanta saker skulle kunna rensar bort på enkelt sätt).
  • Det fanns en önskan att dela med sig av omvärldsbevakning.
  • Man ville kunna samarbeta som i Google docs.
  • En tydligare struktur var viktig.
  • Kalender med viktiga händelser, t ex studiebesök på biblioteket och kommande konferenser efterlystes.
  • Man ville gärna ha en intern mikroblogg som Yammer (hade testats i några månader).

När loggfilerna hade studerats körde vi igång med intervjuer i små grupper om två eller tre personer. Det var bra att göra ett par provintervju först.

  • Intervjuerna spelades in och lades på soundcloud för tillgång i mobilen.
  • Behov och citat antecknades på post-it lappar som vi sedan kunde gruppera och para ihop. Ex. på behov var frågor om aktualitet, arkiv, sökfunktion, åtkomst. Det var utifrån behoven som user stories senare formulerades: ”När jag står i infodisken vill jag kunna göra bla bla för att bla bla.”

Förutom Soundcloud och post-it lappar, använde vi som verktyg whiteboard (bra i visa situationer), smartboard (bara krångligt), excel (jättebra! Vi körde google docs och redigerade samtidigt som vi pratade) och till slut en old fashioned anslagstavla med filt där post-it lapparna kunde flyttas om (bäst!). När behoven var kartlagda och vissa av dem bortprioriterade listade vi (i excel) i ett första utkast vilka funktioner som respektive ”behov” skulle innehålla och vilket arbete det skulle medföra:

Skärmavbild-2011-02-01-kl.-13.24.54

Nästa steg blev att göra en övergripande struktur.

Skärmavbild-2011-02-01-kl.-15.25.56

Utifrån den övergripande strukturen fick vi fram följande skiss som sen presenterades för personalen. Alla funktioner och projekt ska ha en egen sida under ”Rutiner” (rubriken kommer att ändras) för samarbete. Dagens lunch är tänkt att vara det som lockar till besök för de idag icke-frekventa intranätsanvändarna. Via ett flöde från Friendfeed ska bibliotekets kanaler i sociala medier synas på startsidan. Vi tror att det skapar större intresse och vilja till engagemang om alla ser flödet och kanske pratar med varandra om det; att man hittar mervärden.

Skärmavbild-2011-01-31-kl.-16.42.01

Nästa steg blev att skriva ihop en beställning till IT-utvecklarna. Den såg ut ungefär så här:

Skärmavbild-2011-02-01-kl.-16.13.51

Det landade i handskrivna user stories på kort som var enkla att flytta om när prioriteringsordningen skulle göras:

scrum1

Ex på en user story:

”När jag som chalmersanställd är inloggad (definiering av roll) i Chalmers Active Directory ska jag automatiskt bli inloggad (funktion som ska skapas) på intranätet så jag slipper logga in flera gånger (varför man vill ha funktionen).”

User storyn bryts sen ner i deluppgifter, eller saker som ska fixas för att få till funktionen, och fördelas därefter i arbetsgruppen. Deluppgifterna poängsätts utifrån hur viktiga de är och tidsuppskattas.

Bilder kommer så klart att publiceras här på bloggen när det är klart!

/Linnéa

Inga fler inlägg.