Biblioteket lanserar ny temawebb

illustration biblioteket

Vad händer egentligen bakom bibliotekets kulisser år 2015? Nu lanserar biblioteket sina berättelser. Häng med på vår resa från 1800-talet till framtiden.

Hur såg det ut när Chalmers bibliotek byggdes på 60-talet, vilka dansade på taklagsfesten och vem tog egentligen första spadtagen till utbyggnaden på 80-talet? Alla svar finner du på bibliotekets nya temawebb. I dag lanserar team Webb & Kommunikation berättelsen på stories.lib.chalmers.se. Webben ger en överblick av Chalmers biblioteks verksamhet och arbetssätt i färg, form, film och kortare text. Sidan kommer att användas vid framtida studiebesök och presentationer och kan även vara av intresse för de som vill veta mer om Chalmers bibliotek.

Verksamheten beskrivs utifrån sex olika perspektiv: Education, Information resources, Scholarly communication, Learning environment, The way we work och Virtual learning. Dessa kompletteras av tre fördjupande texter. En av dem är ”Then and now” där vi grävt i bibliotekets historiesamling Chalmeriana. Även tidslinjen ger en överblick av bibliotekets historia. I projektet har teamet samarbetat med konstnären Anna Lena Mayor Ekeblad.

Webbplatsen ersätter inte den nuvarande webben (lib.chalmers.se) utan är ett komplement som visar på bibliotekets mångfacetterade verksamhet.Movingforward

/Sofia Andersson

Ny organisation för Chalmers bibliotek

Chalmers vision för en hållbar framtid uttryckt i en utbildning i världsklass, excellent forskning, effektivt nyttiggörande och en utmärkt intern miljö understödjs av biblioteket via dess uppdrag. Uppdraget till Chalmers bibliotek pekar på den strategiska betydelsen av informationsförsörjningen till Chalmers forskning och utbildning. Detta är ett levande styrdokument för biblioteket och pekar ut vår verksamhetsinriktning.

Idag kretsar uppdraget kring Informationsresurser, biblioteket som Lärande- och studiemiljö, Biblioteket som mötesplats, bibliotekets Undervisning och kurser samt Publiceringsservice och bibliometri.

Bakgrund
Nuvarande organisation etablerades hösten 2010 då avdelningen för Publiceringsservice och bibliometri etablerades. Denna kom att komplettera bibliotekets övriga tre avdelningar: Användarservice och lärandestöd, Informationsresurser och tillgängliggörande samt IT-utveckling och förvaltning. Var och en av avdelningarna var under ledning av en avdelningschef med delegerat personal- och budgetansvar.

Våren 2013 tillträdde jag som ny bibliotekschef. Samtidigt rekryterades internt en ny avdelningschef till Informationsresurser och tillgängliggörande. I samband med konstituerandet av en ny ledningsfunktion för biblioteket lämnade avdelningschefen för Användarservice och lärandestöd organisationen. En rekrytering påbörjades för att ersätta denna men kom att avbrytas då de sökande inte bedömdes uppfylla tjänstens kravprofil. I ljuset av rekryteringen och den nya sammansättningen av bibliotekets ledningsfunktion aviserade jag i maj 2013 en översyn av organisationen.

Förutsättningar
Faktorer som påverkade arbetet med att ta fram en ny organisation var bl a:
• Biblioteket skulle organiseras i tre avdelningar och ledas av existerande avdelningschefer.
• Storleken på avdelningarna skulle ligga inom Chalmers angivna mål >10 men <30 personer.
• Vi skulle se över existerande funktioner och gå mot tydligare processorientering av verksamheten.
• Vi ville införa bättre mekanismer i organisationen för kontinuerlig feedback. Detta i linje med Prorektors mål om en bra feedback-kultur i verksamheten.
• Möjliggöra att beslut fattas så nära verksamheten som möjligt.
• Omorganisationen initierades inte av besparingsskäl men verksamheten förändras över tid och måste följa med sin samtid.

Arbetsgång
Under maj och juni träffade jag alla anställda på biblioteket för individuella introduktionssamtal. Precis innan sommaren tillsattes en arbetsgrupp för förändringsprojekt via lokala samverkansgruppen.

I augusti presenterades processen kring översynen av organisationen för bibliotekets personal. Tanken var att hålla processen öppen, ge inblick och möjlighet till reflektion samt inspel. Den första oktober presenterades ett koncept för personalen som sedan diskuterades och reviderades fram till och med en personalkonferens i december. Därefter samverkades den nya organisationen enligt liggande förslag och trädde i kraft den 1:a januari 2014.

Inspel
Inspel och erfarenhet till den nya organisationen kommer bl a från
• Resultatet från Chalmers Medarbetarundersökning våren 2013.
• Resultatet från enkät om önskade arbetsuppgifter till bibliotekets personal hösten 2013.
• Erfarenheter från projektet Informationsdiskens år avslutat våren 2013.
• En SWOT-analys av nuvarande organisation genomförd i chefsgruppen.
• Erfarenheter från medarbetarsamtal utförda under hösten 2013.
• Intryck från SLU:s processorienterade omorganisation.
• Intryck från Beredningsgruppen för förändringsprojekt.
• Intryck från löpande personalmöten hösten och vintern 2013.
• Workshop kring den nya organisationen vintern 2013.

En agil matrisorienterad organisation med tre avdelningar
Bibliotekets organisation från den 1 januari 2014 utgår från agila principer och organiseras i tre avdelningar med tre permanenta tvärfunktionella team i en matris.

Varje avdelning leds av en avdelningschef med personalansvar och all personal har sin hemvist i någon av avdelningarna. Till varje avdelning knyts ett permanent tvärfunktionellt team som leds av en teamledare med verksamhetsansvar enligt beskrivning. Syftet med de tre permanenta teamen är att avlasta avdelningschefen i operativt inriktad verksamhet.

Bibliotekets avdelningar och permanenta team är tätt förknippade med bibliotekets uppdrag. Det är bibliotekets uppdrag som definierar verksamhetsområdet för avdelningarna och de permanenta teamen. Enheterna inom organisationen svarar upp mot uppdraget enligt följande.

Medieförsörjning
Avdelningen för medieförsörjning svarar mot bibliotekets uppdrag gällande försörjning och tillgång till den information som Chalmers forskning och grundutbildning behöver.

Medieförsörjningens uppgift är att:
• Införskaffa relevanta informationsresurser,
• Säkerställa ett effektivt och hållbart tillgängliggörande
• Säkerställa åtkomst till resurserna
• Genomföra en årlig översyn av informationsresurserna
• Säkerställa de IT-system som är nödvändiga för hanteringen och åtkomsten av informationsresurserna.

Avdelningschef: Marie Wenander

Vetenskapens kommunikation
Avdelningen för Vetenskapens kommunikation svarar upp mot bibliotekets uppdrag att koordinera och ansvara för frågor rörande Open Access, elektronisk publicering och bibliometri.

Avdelningens uppgift är att:
• Ansvara för en bibliografisk databas med fulltextpublicering,
• Tillse ett effektivt tillgängliggörande av Chalmers publikationer,
• Utveckla tjänster för att synliggöra och sprida högskolans forskningsresultat,
• Vara en resurs för Chalmers ledning och forskare genom att ta fram underlag för strategisk publicering, bibliometri, publicerings- och citeringsanalyser.
• Analysera uppbyggnaden av för Chalmers relevanta rankninglistor
• Ansvara för en tjänst som möjliggör insamling och tillgängliggörande av data om forskningsprojekt

Avdelningschef och biträdande bibliotekschef: Jonas Gilbert

Stöd och system
Stöd och system är bibliotekets interna verksamhetsstöd och driver verksamheten kring utveckling av bibliotekets IT-tjänster.

Inom ramen för Intern service ryms bl a:
• Ekonomi
• Administration
• Kommunikation
• Projektstöd
• Miljöarbete
• Översättningar
• IT-utveckling
• IT-förvaltning

Avdelningschef och administrativ chef: Peter Hansson

Team
Utöver de tre avdelningarna har tre permanenta team identifierats. Teamen svarar i sig upp mot delar av bibliotekets uppdrag och syftar till att avlasta avdelningschefen och är operativt inriktade.

Biblioteket som mötesplats
Teamet Biblioteket som mötesplats svarar mot bibliotekets uppdrag att tillhandahålla en god och kreativ lärande- och studiemiljö.

Detta sker genom att:
• Uppfylla Bibliotekslagens krav på att vara ett offentligt bibliotek
• Tillhandahålla olika typer av läsplatser och datorarbetsplatser
• Tillgodose öppetthållande vid bibliotekets serviceställen med professionell service
• Förmedla lån
• Tillhandahålla resurser för personer med lässvårigheter och andra funktionshinder

Teamledare: Ann-Kristin Årman

Bibliotekets e-möten
Teamet Bibliotekets e-möten svarar upp mot bibliotekets uppdrag att verka för de elektroniska informationsresursernas tillgänglighet oberoende av tid och rum.

Detta sker genom att:
• Erbjuda support och stöd för nyttjande av de elektroniska resurserna under dagtid.
• Utveckla bibliotekets närvaro i elektroniska medier såsom bibliotekets webbplats och sociala medier.

Teamledare: Malin Rydenhag

Bibliotekets lärande & informationskompetens
Teamet för Bibliotekets lärande och informationskompetens svarar upp mot bibliotekets uppdrag att vara en resurs för Chalmers utbildning vad gäller högskolelagens krav att studenterna ska kunna söka och värdera kunskap på vetenskaplig nivå.

Detta sker genom att:
• Erbjuda kunskaper i informationskompetens som en integrerad del i Chalmers ubildningsverksamhet på alla nivåer.
• Erbjuda enskilda kurser för Chalmers studenter och personal med utgångspunkt i bibliotekets kompetenser.

Teamledare: Christina Johansson

Screen-Shot-2014-02-25-at-09.37.27Avdelningschefen och Teamledarens uppdrag
Teamledare och avdelningschef arbetar nära varandra. Teamledaren är utsedd av bibliotekschefen att ansvara för en viktig operativ del av bibliotekets verksamhet. Uppdragen beskrivs nedan.

Avdelningschefens uppdrag
Avdelningschef arbete och ansvarsområde beskrivs i separat delegation från Bibliotekschef. Generellt ingår att:
• Leda och samordna delar av bibliotekets verksamhet
• Vara arbetsledande chef för den personal som hör till avdelningen
• Ingå i bibliotekets ledningsgrupp
• Rapportera till Bibliotekschef

Teamledarens uppdrag
Teamledarens uppdrag är att:
• Koordinera och fatta beslut i det löpande arbetet.
• Arbeta för att samsyn råder och att aktuell policy tillämpas
• Ansvara för att viktig information kommuniceras internt och externt
• Sammankalla till möten inom teamet
• Kontinuerligt informera närmaste avdelningschef om verksamheten, ge input till prioritering av utvecklingsärenden och att påtala brister.
• Ansvara för att en team-backlog med utvecklingsärenden existerar.
• Ansvara för att en team-ärendelista existerar och att inkomna ärenden omhändertas.
• Tillse att den löpande verksamhet som teamet ansvarar för bemannas.
• Vara insatt i teamets rutiner
• Omvärldsbevaka samt vid behov delta i samarbetsgrupper regionalt, nationellt och internationellt.

Ett agilt arbetssätt
Då världen ständigt förändras och utvecklas måste biblioteket gå i takt med sin samtid för att fortsätta vara relevant och tidsenligt. Ett agilt arbetssätt eller en agil organisation betyder att vi ständigt förbättras och utvecklar vår verksamhet genom att leverera tjänster med värde för våra användare.

Ett agilt förhållningssätt betyder att vi ständigt strävar efter att utveckla alla delar i vår verksamhet – att bli mer rationell, effektivare och med större nytta och värde för våra användare.

Under våren kommer ledningsgrupp och teamledare att vidareutbildas inom Management 3.0. För all personal genomförs seminarier med fokus på Lean UX startup, SCRUM, Designstrategi samt Agila principer.

Bibliotekets avdelningar kan formera arbetsgrupper med ett skriftligt tidsbegränsat uppdrag för att bedriva utveckling och löpande arbete inom t ex bibliometri. Arbetsgrupperna arbetar i iterationer och varje avdelning samt team har en ärendelista och en backlog med utvecklingsärenden.

Införandet av agila principer och ett agilt arbetssätt är förmodligen den största utmaningen i omorganisationen. Samtidigt visar Chalmers medarbetarenkät att medarbetarna på biblioteket tar stort ansvar för sina arbetsuppgifter. Förusättningarna är således goda för den här typen av arbetssätt. Med värdeorden Commitment, Courage, Focus, Openness, Respect, Simplicity och Trust hoppas jag att den organisation som nu håller på att etableras på biblioteket kommer möjliggöra bättre, snabbare och värdefulla tjänster för Chalmers forskning, utbildning och nyttiggörande.

Det skall bli mycket spännande.

– Daniel Forsman

Avdelningen för informationsresurser & tillgängliggörande

Biblioteksväsendet är i stark förändring. Övergången från att hantera främst tryckta medier till att fokusera på elektroniska informationsresurser innebär stora förändringar i arbetsflöden och kompetenser på biblioteken. Där biblioteken tidigare hade en kanal, det fysiska rummet, finns det nu många arenor där bibliotek och användare kan mötas. Utvecklingen går fort och tidsandan präglas tydligt av ett nyfiket utforskande där biblioteken försöker hitta nya sätt att arbeta och fortsätta vara relevanta. På Chalmers bibliotek har vi kommit långt i vårt arbete med att ställa om organisation, kompetens och medier för att hänga med. Men förändringsarbetet är inget som vi tror kommer avstanna, snarare behöver vi fortsätta vara aktiva och vara förändringsbenägna under en lång tid framöver.

Avdelningen för informationsresurser & tillgängliggörande bildades 1 januari 2010 och har kortfattat beskrivet till uppgift att hantera inkommande fjärrlånebeställningar, förvärv, mediebeskrivning och tillgängliggörande av Chalmers bibliotek informationsresurser och tjänster. Arbetet sker i nära samverkan med övriga avdelningar vid biblioteket.

I bibliotekets uppdrag beskrivs tillgång till den vetenskapliga litteraturen som en av forskningens och den högre utbildningens grundförutsättningar. I uppdraget nämns flera områden som direkt berör avdelningens arbete.

Uppdrag

Gällande informationsresurser skall biblioteket:

  • Införskaffa relevanta informationsresurser av såväl tryckt som elektroniskt material som ett strategiskt stöd för Chalms forskning, undervisning och samverkan.
  • Säkerställa ett effektivt och hållbart tillgängliggörande av åtkomst till informationsresurserna, såväl tryckta som elektroniska, för Chalmers medarbetare och studenter.
  • Göra en årlig översyn av informationsresurserna i förhållande till relevans, nyttjande och kostnad och föreslå förändringar.
  • Säkerställa tillgång till de IT-system som är nödvändiga för informationsförsörjningen på Chalmers, t ex LIBRIS och det lokala bibliotekssystemet Chans, samt tillse att de i lämplig omfattning är samordnade med Chalmers interna system och det nationella biblioteksnätverket.
  • Erbjuda support och stöd för nyttjandet av de elektroniska resursena under dagtid.

Gällande vetenskaplig kommunikation och publicering skall biblioteket:

  • Utveckla tjänster för synliggörande och spridning av högskolans forskningsresultat.

Gällande lärande- och studiemiljö skall biblioteket:

  • Verka för att de elektroniska informationsresurserna skall vara tillgängliga oberoende av tid och rum för Chalmers medarbetare och studenter.

Verksamhetsplan 2010 – 2014

I den aktuella verksamhetsplanen för 2010 – 2014 beskrivs följande prioriterade uppgifter för avdelningen:

  • Effektivisera administrationen av e-resurser genom att implementera ett ERM program.
  • Utveckla bibliotekets webbplats ytterligare för att skapa effektiva samsökningsmöjligheter av informationsresurser samt mervärdestjänster vid sökning såsom fjärrlånetjänster, etc.
  • Kommunicera och integrera bibliotekets olika system med externa system.
  • Marknadsföra inköpta e-böcker samt möjligheten att använda dessa som kurslitteratur.
  • Anskaffa mer kurslitteratur i e-boksformat i den mån förlagen erbjuder ett ekonomiskt och tekniskt fungerande alternativ.

Organisation

För att möta verksamhetens behov är avdelningen för informationsresurser och tillgängliggörande organiserad i sju funktioner. Idag är 13 personer knutna direkt till avdelningen men det finns ytterligare medarbetare i organisationen som utför arbetsuppgifter inom ramarna för funktionerna på avdelningen. Avdelningschef är Daniel Forsman.

Funktioner

  • Böcker : vars huvudsakliga uppgift är att tillse bibliotekets förvärv och licensiering av monografier. Funktionsansvarig är Marie Wenander.
  • Databaser & periodika : vars huvudsakliga uppgift är att tillse bibliotekets förvärv och licensiering av databaser, seriella publikationer och tidskrifter. Funktionsansvarig är Rose-Marie Boström.
  • ILS : vars huvudsakliga uppgift är att tillse ett fungerande bibliotekssystem med stöd för t ex katalog, förvärv, fjärrlån och OPAC. Funktionsansvarig är Kerstin Brütte.
  • ERM & länkserver : vars huvudsakliga uppgift är att tillse fungerande system med stöd för t ex avtalsinformation, länkserver och administrativa uppgifter. Funktionsansvarig är Marie Widigson.
  • E-Kanaler : vars huvudsakliga uppgift är att samordna och presentera bibliotekets informationsresurser och tjänster i olika elektroniska kanaler t ex bibliotekets webbplats, sociala medier och mobila plattformar. Funktionsansvarig är Linnéa Sjögren.
  • Katalog : vars huvudsakliga uppgift är att med meta-data beskriva förvärvat och licensierat material i bibliotekssystemen. Funktionsansvarig är Marie Ekman.
  • ILL-In : vars huvudsakliga uppgift är att hantera inkommande fjärrlånebeställningar. Funktionsansvarig är Ylva Lindgren.

it_funktioner

/Daniel

Inga fler inlägg.