Biblioteket lanserar ny temawebb

illustration biblioteket

Vad händer egentligen bakom bibliotekets kulisser år 2015? Nu lanserar biblioteket sina berättelser. Häng med på vår resa från 1800-talet till framtiden.

Hur såg det ut när Chalmers bibliotek byggdes på 60-talet, vilka dansade på taklagsfesten och vem tog egentligen första spadtagen till utbyggnaden på 80-talet? Alla svar finner du på bibliotekets nya temawebb. I dag lanserar team Webb & Kommunikation berättelsen på stories.lib.chalmers.se. Webben ger en överblick av Chalmers biblioteks verksamhet och arbetssätt i färg, form, film och kortare text. Sidan kommer att användas vid framtida studiebesök och presentationer och kan även vara av intresse för de som vill veta mer om Chalmers bibliotek.

Verksamheten beskrivs utifrån sex olika perspektiv: Education, Information resources, Scholarly communication, Learning environment, The way we work och Virtual learning. Dessa kompletteras av tre fördjupande texter. En av dem är ”Then and now” där vi grävt i bibliotekets historiesamling Chalmeriana. Även tidslinjen ger en överblick av bibliotekets historia. I projektet har teamet samarbetat med konstnären Anna Lena Mayor Ekeblad.

Webbplatsen ersätter inte den nuvarande webben (lib.chalmers.se) utan är ett komplement som visar på bibliotekets mångfacetterade verksamhet.Movingforward

/Sofia Andersson

Ny organisation för Chalmers bibliotek

Chalmers vision för en hållbar framtid uttryckt i en utbildning i världsklass, excellent forskning, effektivt nyttiggörande och en utmärkt intern miljö understödjs av biblioteket via dess uppdrag. Uppdraget till Chalmers bibliotek pekar på den strategiska betydelsen av informationsförsörjningen till Chalmers forskning och utbildning. Detta är ett levande styrdokument för biblioteket och pekar ut vår verksamhetsinriktning.

Idag kretsar uppdraget kring Informationsresurser, biblioteket som Lärande- och studiemiljö, Biblioteket som mötesplats, bibliotekets Undervisning och kurser samt Publiceringsservice och bibliometri.

Bakgrund
Nuvarande organisation etablerades hösten 2010 då avdelningen för Publiceringsservice och bibliometri etablerades. Denna kom att komplettera bibliotekets övriga tre avdelningar: Användarservice och lärandestöd, Informationsresurser och tillgängliggörande samt IT-utveckling och förvaltning. Var och en av avdelningarna var under ledning av en avdelningschef med delegerat personal- och budgetansvar.

Våren 2013 tillträdde jag som ny bibliotekschef. Samtidigt rekryterades internt en ny avdelningschef till Informationsresurser och tillgängliggörande. I samband med konstituerandet av en ny ledningsfunktion för biblioteket lämnade avdelningschefen för Användarservice och lärandestöd organisationen. En rekrytering påbörjades för att ersätta denna men kom att avbrytas då de sökande inte bedömdes uppfylla tjänstens kravprofil. I ljuset av rekryteringen och den nya sammansättningen av bibliotekets ledningsfunktion aviserade jag i maj 2013 en översyn av organisationen.

Förutsättningar
Faktorer som påverkade arbetet med att ta fram en ny organisation var bl a:
• Biblioteket skulle organiseras i tre avdelningar och ledas av existerande avdelningschefer.
• Storleken på avdelningarna skulle ligga inom Chalmers angivna mål >10 men <30 personer.
• Vi skulle se över existerande funktioner och gå mot tydligare processorientering av verksamheten.
• Vi ville införa bättre mekanismer i organisationen för kontinuerlig feedback. Detta i linje med Prorektors mål om en bra feedback-kultur i verksamheten.
• Möjliggöra att beslut fattas så nära verksamheten som möjligt.
• Omorganisationen initierades inte av besparingsskäl men verksamheten förändras över tid och måste följa med sin samtid.

Arbetsgång
Under maj och juni träffade jag alla anställda på biblioteket för individuella introduktionssamtal. Precis innan sommaren tillsattes en arbetsgrupp för förändringsprojekt via lokala samverkansgruppen.

I augusti presenterades processen kring översynen av organisationen för bibliotekets personal. Tanken var att hålla processen öppen, ge inblick och möjlighet till reflektion samt inspel. Den första oktober presenterades ett koncept för personalen som sedan diskuterades och reviderades fram till och med en personalkonferens i december. Därefter samverkades den nya organisationen enligt liggande förslag och trädde i kraft den 1:a januari 2014.

Inspel
Inspel och erfarenhet till den nya organisationen kommer bl a från
• Resultatet från Chalmers Medarbetarundersökning våren 2013.
• Resultatet från enkät om önskade arbetsuppgifter till bibliotekets personal hösten 2013.
• Erfarenheter från projektet Informationsdiskens år avslutat våren 2013.
• En SWOT-analys av nuvarande organisation genomförd i chefsgruppen.
• Erfarenheter från medarbetarsamtal utförda under hösten 2013.
• Intryck från SLU:s processorienterade omorganisation.
• Intryck från Beredningsgruppen för förändringsprojekt.
• Intryck från löpande personalmöten hösten och vintern 2013.
• Workshop kring den nya organisationen vintern 2013.

En agil matrisorienterad organisation med tre avdelningar
Bibliotekets organisation från den 1 januari 2014 utgår från agila principer och organiseras i tre avdelningar med tre permanenta tvärfunktionella team i en matris.

Varje avdelning leds av en avdelningschef med personalansvar och all personal har sin hemvist i någon av avdelningarna. Till varje avdelning knyts ett permanent tvärfunktionellt team som leds av en teamledare med verksamhetsansvar enligt beskrivning. Syftet med de tre permanenta teamen är att avlasta avdelningschefen i operativt inriktad verksamhet.

Bibliotekets avdelningar och permanenta team är tätt förknippade med bibliotekets uppdrag. Det är bibliotekets uppdrag som definierar verksamhetsområdet för avdelningarna och de permanenta teamen. Enheterna inom organisationen svarar upp mot uppdraget enligt följande.

Medieförsörjning
Avdelningen för medieförsörjning svarar mot bibliotekets uppdrag gällande försörjning och tillgång till den information som Chalmers forskning och grundutbildning behöver.

Medieförsörjningens uppgift är att:
• Införskaffa relevanta informationsresurser,
• Säkerställa ett effektivt och hållbart tillgängliggörande
• Säkerställa åtkomst till resurserna
• Genomföra en årlig översyn av informationsresurserna
• Säkerställa de IT-system som är nödvändiga för hanteringen och åtkomsten av informationsresurserna.

Avdelningschef: Marie Wenander

Vetenskapens kommunikation
Avdelningen för Vetenskapens kommunikation svarar upp mot bibliotekets uppdrag att koordinera och ansvara för frågor rörande Open Access, elektronisk publicering och bibliometri.

Avdelningens uppgift är att:
• Ansvara för en bibliografisk databas med fulltextpublicering,
• Tillse ett effektivt tillgängliggörande av Chalmers publikationer,
• Utveckla tjänster för att synliggöra och sprida högskolans forskningsresultat,
• Vara en resurs för Chalmers ledning och forskare genom att ta fram underlag för strategisk publicering, bibliometri, publicerings- och citeringsanalyser.
• Analysera uppbyggnaden av för Chalmers relevanta rankninglistor
• Ansvara för en tjänst som möjliggör insamling och tillgängliggörande av data om forskningsprojekt

Avdelningschef och biträdande bibliotekschef: Jonas Gilbert

Stöd och system
Stöd och system är bibliotekets interna verksamhetsstöd och driver verksamheten kring utveckling av bibliotekets IT-tjänster.

Inom ramen för Intern service ryms bl a:
• Ekonomi
• Administration
• Kommunikation
• Projektstöd
• Miljöarbete
• Översättningar
• IT-utveckling
• IT-förvaltning

Avdelningschef och administrativ chef: Peter Hansson

Team
Utöver de tre avdelningarna har tre permanenta team identifierats. Teamen svarar i sig upp mot delar av bibliotekets uppdrag och syftar till att avlasta avdelningschefen och är operativt inriktade.

Biblioteket som mötesplats
Teamet Biblioteket som mötesplats svarar mot bibliotekets uppdrag att tillhandahålla en god och kreativ lärande- och studiemiljö.

Detta sker genom att:
• Uppfylla Bibliotekslagens krav på att vara ett offentligt bibliotek
• Tillhandahålla olika typer av läsplatser och datorarbetsplatser
• Tillgodose öppetthållande vid bibliotekets serviceställen med professionell service
• Förmedla lån
• Tillhandahålla resurser för personer med lässvårigheter och andra funktionshinder

Teamledare: Ann-Kristin Årman

Bibliotekets e-möten
Teamet Bibliotekets e-möten svarar upp mot bibliotekets uppdrag att verka för de elektroniska informationsresursernas tillgänglighet oberoende av tid och rum.

Detta sker genom att:
• Erbjuda support och stöd för nyttjande av de elektroniska resurserna under dagtid.
• Utveckla bibliotekets närvaro i elektroniska medier såsom bibliotekets webbplats och sociala medier.

Teamledare: Malin Rydenhag

Bibliotekets lärande & informationskompetens
Teamet för Bibliotekets lärande och informationskompetens svarar upp mot bibliotekets uppdrag att vara en resurs för Chalmers utbildning vad gäller högskolelagens krav att studenterna ska kunna söka och värdera kunskap på vetenskaplig nivå.

Detta sker genom att:
• Erbjuda kunskaper i informationskompetens som en integrerad del i Chalmers ubildningsverksamhet på alla nivåer.
• Erbjuda enskilda kurser för Chalmers studenter och personal med utgångspunkt i bibliotekets kompetenser.

Teamledare: Christina Johansson

Screen-Shot-2014-02-25-at-09.37.27Avdelningschefen och Teamledarens uppdrag
Teamledare och avdelningschef arbetar nära varandra. Teamledaren är utsedd av bibliotekschefen att ansvara för en viktig operativ del av bibliotekets verksamhet. Uppdragen beskrivs nedan.

Avdelningschefens uppdrag
Avdelningschef arbete och ansvarsområde beskrivs i separat delegation från Bibliotekschef. Generellt ingår att:
• Leda och samordna delar av bibliotekets verksamhet
• Vara arbetsledande chef för den personal som hör till avdelningen
• Ingå i bibliotekets ledningsgrupp
• Rapportera till Bibliotekschef

Teamledarens uppdrag
Teamledarens uppdrag är att:
• Koordinera och fatta beslut i det löpande arbetet.
• Arbeta för att samsyn råder och att aktuell policy tillämpas
• Ansvara för att viktig information kommuniceras internt och externt
• Sammankalla till möten inom teamet
• Kontinuerligt informera närmaste avdelningschef om verksamheten, ge input till prioritering av utvecklingsärenden och att påtala brister.
• Ansvara för att en team-backlog med utvecklingsärenden existerar.
• Ansvara för att en team-ärendelista existerar och att inkomna ärenden omhändertas.
• Tillse att den löpande verksamhet som teamet ansvarar för bemannas.
• Vara insatt i teamets rutiner
• Omvärldsbevaka samt vid behov delta i samarbetsgrupper regionalt, nationellt och internationellt.

Ett agilt arbetssätt
Då världen ständigt förändras och utvecklas måste biblioteket gå i takt med sin samtid för att fortsätta vara relevant och tidsenligt. Ett agilt arbetssätt eller en agil organisation betyder att vi ständigt förbättras och utvecklar vår verksamhet genom att leverera tjänster med värde för våra användare.

Ett agilt förhållningssätt betyder att vi ständigt strävar efter att utveckla alla delar i vår verksamhet – att bli mer rationell, effektivare och med större nytta och värde för våra användare.

Under våren kommer ledningsgrupp och teamledare att vidareutbildas inom Management 3.0. För all personal genomförs seminarier med fokus på Lean UX startup, SCRUM, Designstrategi samt Agila principer.

Bibliotekets avdelningar kan formera arbetsgrupper med ett skriftligt tidsbegränsat uppdrag för att bedriva utveckling och löpande arbete inom t ex bibliometri. Arbetsgrupperna arbetar i iterationer och varje avdelning samt team har en ärendelista och en backlog med utvecklingsärenden.

Införandet av agila principer och ett agilt arbetssätt är förmodligen den största utmaningen i omorganisationen. Samtidigt visar Chalmers medarbetarenkät att medarbetarna på biblioteket tar stort ansvar för sina arbetsuppgifter. Förusättningarna är således goda för den här typen av arbetssätt. Med värdeorden Commitment, Courage, Focus, Openness, Respect, Simplicity och Trust hoppas jag att den organisation som nu håller på att etableras på biblioteket kommer möjliggöra bättre, snabbare och värdefulla tjänster för Chalmers forskning, utbildning och nyttiggörande.

Det skall bli mycket spännande.

– Daniel Forsman

SCRUM

Cirka femton personer kom på SFIS väst och Chalmers biblioteks seminarium den 16 oktober 2012 för att lyssna på Peter Hansson och Rolf Johansson som berättade om hur de varit med och infört den agila metoden Scrum för IT-utvecklingen på Chalmers bibliotek 2010. Peter och Rolf gick igenom vad Scrum innebär och jämförde mycket med traditionell projekthantering och hur utvecklingsprojekt fungerat tidigare på deras arbetsplats. Alla fick också komma med och titta på deras särskilda sprintrum som de själva varit med och utformat för att kunna arbeta med Scrum.
scrumrum_fotoSofia

Något som utmärker sig inom Scrum är accepterandet av förändringar, korta leveranser, tät kommunikation, kontroll, transparens, respekt och samarbete. Peter och Rolf verkade mycket positiva till att införa Scrum.

Sofia Arvidsson från SFIS Västs styrelse tipsade därefter kort om boken ”Agil projektledning” (2011) av Tomas Gustavsson, som på många sätt visar att man kan använda agila metoder i olika typer av verksamheter och inte bara inom systemutveckling. Boken kan fungera som inspiration och praktisk vägledning för att den verksamhet eller det projekt som man ansvarar för ska blir mer effektiv, stressfri och flexibel.

Agil_bok_fotoAnki

 

 

scrumdånucthb_fotoSofia

Gästbloggare: Sofia Arvidsson, SND & SFIS Väst
Bilder: Sofia Arvidsson och Ann-Christin Karlén Gramming (Agil bok)

 

Gästföreläsning på Linnéuniversitetet

I veckan var Daniel Forsman och Kristin Olofsson från Chalmers bibliotek och gästföreläste på Linnéuniversitetets B&I utbildning. Temat för föreläsningen var viktiga framtidsfrågor för biblioteken ur ett användarperspektiv.

Daniel inledde med att knyta bibliotekets verksamhet till dess uppdrag och Chalmers övergripande vision om en hållbar utveckling. Det är inte helt oproblematiskt att tala om användaren som en homogen grupp och det är oerhört viktigt att man tittar på olika typer av användare utifrån de idéer och riktlinjer som styr verksamheten. Utifrån dessa kan man bryta ned olika typer av tjänster och service för olika typer av användare.

En stor del av Daniels föreläsning upphöll sig kring hanteringen av informationsresurserna och att hitta hållbara modeller i en ständigt ökande informationsmängd. Men man pratade även om vad de fysiska lokalerna skall användas till och den klassiska konflikten mellan hjälp till självhjälp och utpräglad service.

Efter inledningen fick studenterna testa en idégenereringsmetod för att själva redovisa sina tankar om framtidens bibliotekstjänster. De delades in i grupper och arbetade med att utveckla varandras påståenden och idéer.

Detta blev en lyckad övergång till Kristins presentation om olika metoder för att ta reda på vad de olika användarna vill ha. Men det handlar ju inte bara om att ge användaren allt som de vill ha utan om att finna en balans mellan att erbjuda det som individen önskar och som användargruppen behöver.

Vi är tacksamma för att vi fick komma till Linnéuniversitetet, träffa deras studenter och dela med oss av våra tankar och erfarenheter.

/Daniel

Inga fler inlägg.